Por Qué Necesita Ejecutar un Registro de Tiempo (Y Cómo Hacerlo)

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Si alguien estuviera robando 50 dólares al día de tu cuenta bancaria, querrías saberlo, ¿verdad? ¿Y si alguien estuviera robando tres o cuatro horas de tu tiempo libre? ¿Y si esa persona fueras tú?

Un registro de tiempo es un dispositivo sencillo para rastrear hacia dónde va tu tiempo. Ejecutar regularmente un registro de tiempo le permite saber con precisión a dónde va su tiempo. Y en un mundo ocupado en el que los compromisos se acumulan, los registros de tiempo pueden ayudarlo a comprender qué eliminar para mantener su cordura.

¿Por qué es crucial ejecutar un registro de tiempo

¿Qué tan bueno eres para adivinar a dónde va tu tiempo? Estoy seguro de que a la mayoría de nosotros nos gustaría creer que somos bastante buenos para predecir lo que consume nuestro tiempo. Sin embargo, después de hacer muchos registros de tiempo, no creo que este sea el caso. A menudo, las tareas que sintió que llevaban muy poco tiempo roban grandes cantidades de su día, mientras que las tareas más grandes se pueden terminar sorprendentemente rápido.

No sabes a dónde va tu tiempo.

Ejecutar un registro de tiempo es mejor que conjeturar. Ejecutar con precisión un registro de tiempo puede decirle:

  1. Qué proporción de su tiempo se dedica a diferentes actividades. ¿Cuánto trabajas, juegas, lees o haces mandados cada día?
  2. ¿En qué nivel de organización está su tiempo? ¿Están sus actividades ordenadas de forma lógica para ahorrar tiempo y maximizar un ciclo de descanso/trabajo? ¿O están dispersos e interrumpidos tan a menudo que es una maravilla que logres algo?
  3. Lo que los desperdiciadores de tiempo y creadores de valor secretos están ocultos en tu rutina.

Registro de tiempo 101

Lo básico para ejecutar un registro de tiempo es simple. Todo lo que necesitas es:

  • Bloc de notas
  • Pen
  • Excel / Google Docs / Open Office Calc o cualquier otro programa de hoja de cálculo

Designe un período de al menos un día para su registro de tiempo. Actualmente estoy en medio de un registro de tiempo de una semana diseñado para capturar esas actividades molestas una vez a la semana que a menudo se pierden en mis registros de tiempo diarios.

Anote cada vez que cambie de actividad en su bloc de notas. Si es nuevo en el registro de tiempo, intente capturar los cambios de actividad principales. Las pausas para ir al baño o el cambio entre diferentes secciones de la misma tarea hacen que el registro de tiempo sea más complicado de lo necesario.

Finalmente ordena todas tus tareas en un programa de hoja de cálculo. He encontrado que categorizar diferentes actividades en áreas generales y específicas me ayuda a ordenar los datos. Debería ser capaz de crear un valor numérico para la cantidad de horas invertidas en una tarea y categoría en particular. A partir de esto, puede obtener porcentajes como el tiempo total invertido.

Analizando el registro de tiempo

Con el desglose de su rutina diaria, debe comenzar a buscar puntos de mejora. Aunque algunos números pueden saltar hacia usted simplemente mirando los datos en bruto, otros pueden estar ocultos dentro de la masa de estadísticas.

Aquí hay algunas cosas que debe buscar:

  1. Relaciones valor / Tiempo: Asignar un valor a tareas que cumplen funciones completamente diferentes es casi imposible. Sin embargo, puede comparar las relaciones valor/tiempo dentro de las categorías. Por ejemplo, puedes comparar la diferencia en el tiempo dedicado a trabajar en una actividad empresarial con otra. También puede comparar su tiempo de entretenimiento para ver dónde estaban las mejores inversiones.
  2. Problemas de organización: ¿Las tareas se completan en gran medida en un solo fragmento o hay interrupciones frecuentes? ¿Las tareas se están agrupando o repartiendo en períodos de tiempo más largos? Ordena tus tareas para ver si una rutina diferente podría ser más beneficiosa.
  3. ¿Qué es prescindible? – Mirando a través de los gastos de tiempo, pregúntese qué actividades se pueden eliminar cuando se le agota el tiempo. Nominar qué tareas son prescindibles en tiempos ocupados puede mantenerte cuerdo cuando tu agenda se vuelve loca.
  4. Prioridades fuera de lugar: Si la escuela es su prioridad clave, la mayor parte de su tiempo libre debe dedicarse a ella. Cuando tus prioridades no reflejan lo que ves en números, eso significa que tu rutina no es aceptable para alcanzar tus metas.

Análisis a Acción

El paso final es tomar sus datos y ejecutar un experimento para realizar mejoras. Experimentar con diferentes rutinas y estrategias de producción tendrán un impacto directo en su timelog. Aquí hay algunas sugerencias para ejecutar un experimento:

  1. Un cambio a la vez. Concéntrate en un cambio en tu rutina, no en varios. Este enfoque hará que el cambio tenga más probabilidades de afianzarse y permitirá que los resultados que obtenga sean más significativos.
  2. Medida al final. Haz otro registro de tiempo corto y compáralo con el primero. ¿El cambio creó las mejoras que querías? A veces, crear un cambio para aumentar la productividad puede hacer lo contrario si consume su energía.
  3. Registro de tiempo cada pocos meses. La frecuencia de su registro de tiempo depende de su margen de mejora. Si los registros de tiempo anteriores muestran que es probable que cometa muchos errores al administrar su tiempo, ejecutar uno cada pocas semanas puede darle ventaja a la hora de organizar su horario. Si ya eres eficiente, ejecutar uno cada varios meses no es más que una puesta a punto rápida para garantizar que te mantengas en el buen camino.

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