¿Qué es un Sistema POS? Una Guía para Elegir el Mejor Punto de Venta

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Si está listo para abrir un nuevo negocio, implementar un sistema de punto de venta (POS) es fundamental para abrir sus puertas y para el éxito a largo plazo. Desafortunadamente, la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no piensan en esto hasta que es demasiado tarde.

Un sistema POS es algo que debe planificar con anticipación. No puedes simplemente pedirlo en línea y esperar que aparezca en tu puerta al día siguiente, completamente programado y listo para usar. No es así como funciona. Lo mejor que puede hacer es comenzar el proceso de investigación de antecedentes lo antes posible.

Sin embargo, antes de comenzar con su investigación, es esencial comprender qué es un sistema POS y cómo elegir el adecuado para su negocio. Esta guía cubrirá todo lo que necesita saber, ¡así que vamos a sumergirnos!

Descripción general de los sistemas de punto de venta

Los sistemas de punto de venta realizan todas las funciones básicas de las cajas registradoras tradicionales, como registrar ventas, procesar devoluciones, escanear productos, calcular impuestos e imprimir recibos, pero también hacen mucho más. La principal diferencia entre su caja registradora estándar y un sistema de punto de venta es que un sistema POS permite a los propietarios de negocios administrar casi todos los aspectos de su negocio más allá de lo que sucede en el punto de venta.

Al igual que configurar una computadora, cada sistema POS incluye dos componentes: hardware POS y software POS. El software de punto de venta se descarga en el hardware, de forma similar a colocar Microsoft Word en su computadora o descargar una aplicación en su dispositivo móvil.

El hardware consiste en una computadora especialmente diseñada, normalmente con un monitor con pantalla táctil, y varios accesorios periféricos, como impresoras de recibos, escáneres de códigos de barras, cajones de efectivo, etc.

Tipos de software de punto de venta

El software instalado en su sistema de punto de venta es el componente que hace que el sistema sea funcional y gestione sus operaciones diarias. Los diferentes tipos de negocios, como restaurantes y tiendas minoristas, requieren diferentes capacidades operativas de sus sistemas POS. Hay varios tipos de software de POS, y es importante reconocer cuál es el adecuado para su negocio.

Software de punto de venta minorista

El software de punto de venta minorista se adapta a las necesidades de una tienda física que vende productos. Los sistemas POS minoristas ofrecen a los minoristas características únicas, como una matriz de inventario avanzada que admite múltiples atributos.

Algunas otras características que el sistema POS minorista podría incluir son:

  • Creación de órdenes de compra para artículos en su inventario que se hunden por debajo de una cantidad predeterminada
  • La capacidad de crear registros de regalos para bodas, baby showers y otros grandes hitos
  • Programas de Layaway para artículos de mayor precio

Software POS para restaurantes

Ya sea que esté operando un establecimiento de servicio completo o un restaurante, necesitará un sistema POS que se ajuste a sus necesidades específicas en la industria de alimentos y bebidas. Operativamente, un restaurante es muy diferente de un negocio minorista, y su sistema de punto de venta debe reflejar eso.

Para restaurantes de servicio completo, un sistema POS de restaurante debe ser capaz de abrir un boleto, permitirle agregar artículos continuamente y cerrar el cheque cuando el cliente termine su comida y esté listo para pagar.

El sistema debe poder realizar pedidos en la parte delantera de la casa, enviarlos a la parte trasera de la casa a través de una impresora de cocina o un sistema de visualización de cocina (KDS) a la estación de preparación adecuada.

El software POS para restaurantes debe ser flexible para usar con dispositivos móviles y soluciones de pago sin contacto como una extensión de su sistema POS. Tener estas opciones abre su restaurante a oportunidades que maximizan su negocio, como SkyTab para la recogida en la acera, la entrega y los pagos sin contacto.

El software POS para restaurantes garantiza un flujo continuo de información en tiempo real para que el proceso de la cena se desarrolle de la manera más fluida posible para la máxima satisfacción del cliente y la facilidad de uso para los empleados.

Software POS de salón

Los salones y spas requieren un software POS que difiere de los dos anteriores que discutimos anteriormente. Los salones ofrecen una combinación de servicios y productos para reventa. También dependen en gran medida de la reserva de citas, por lo que es tan importante tener el software adecuado para las necesidades únicas de salones y spas.

Algunas características destacadas para buscar en un sistema POS de salón incluyen:

  • Programación de citas en línea para que los clientes programen citas a su conveniencia
  • Recordatorios por correo electrónico y texto para recordar a los clientes sus próximas citas
  • Gestión sin cita previa para manejar a los clientes sin cita previa según la disponibilidad de los proveedores de servicios.

Hardware POS

Ahora que hemos cubierto los conceptos básicos de las tres grandes categorías de software POS, hablemos de hardware. En su mayor parte, el hardware de punto de venta es generalmente el mismo en todas las industrias. Sin embargo, algunos de los periféricos pueden variar ligeramente dependiendo de su configuración específica.

  • Un cajón para guardar efectivo y garantizar la seguridad de sus fondos
  • Un monitor con pantalla táctil o tableta para ver los datos de su empresa
  • Un escáner de códigos de barras para escanear el código de barras único de sus productos en el punto de venta
  • Un lector de tarjetas de crédito para que los clientes completen sus compras con una tarjeta de débito o crédito
  • clientes para ver el total de su transacción
  • Una impresora de recibos para imprimir recibos para clientes que prefieren recibos en papel a recibos electrónicos

Un sistema POS completo

Cuando se combinan POS software y hardware, esto hace un completo sistema POS. Sin embargo, cuando se trata de la operatividad de un sistema de punto de venta, hay varias formas diferentes de estructurarlo.

Sistemas POS basados en la nube

Últimamente, los sistemas POS basados en la nube están de moda. Estos sistemas almacenan datos en servidores remotos (también conocidos como «la nube»), haciendo que toda la información sea accesible a través de Internet y el portal dedicado o el back office del sistema. Este tipo de software requiere una conexión a Internet para funcionar y permite a los propietarios de negocios acceder a los datos en cualquier momento y lugar, ya sea en cualquier lugar o en la ubicación física de la tienda.

Sistemas POS heredados o basados en servidores

Los sistemas POS heredados son las soluciones de punto de venta tradicionales que existen desde hace años. Estos sistemas funcionan de manera similar a guardar archivos en una carpeta de su computadora portátil, por lo que no se puede acceder a los datos a través de Internet. A diferencia de un sistema basado en la nube, operan en un servidor local, donde se almacena toda la información de su empresa.

Híbrido de los Sistemas POS

Creo que el de los sistemas de terminales híbridos como el «mejor de ambos mundos» tipo de sistema debido a que estos sistemas POS combinar la nube de almacenamiento de datos y el sitio POS de almacenamiento. La tecnología de nube híbrida proporciona los beneficios de la nube, como informes en tiempo real y copias de seguridad redundantes, a la vez que mantiene las ventajas de un sistema local, incluida una velocidad más rápida y la capacidad de funcionar si Internet no funciona.

Sistemas de punto de venta de código abierto

Este tipo de sistema de punto de venta otorga a los usuarios el control total para personalizar completamente el software, pero requiere experiencia técnica para configurarlo. Está dirigido a propietarios de negocios expertos en tecnología. Si bien esta es una opción más personalizable, los datos del punto de venta se almacenan en la ubicación de su empresa, en lugar de en servidores remotos. Esto significa que solo puede acceder a la información a través de su sistema en su ubicación física.

Sistemas de punto de venta móvil

Los sistemas de punto de venta móvil utilizan tabletas u otros dispositivos móviles para proporcionar flexibilidad a sus empleados para recibir pedidos y completar transacciones desde cualquier lugar de su empresa. Estos sistemas se pueden usar como un dispositivo independiente para tiendas o cafés más pequeños, o para complementar un sistema de punto de venta estacionario para restaurantes más grandes y otros negocios.

La integración de sistemas POS móviles en su restaurante aumenta los turnos de mesa y el flujo general de su negocio.

 Qué es un sistema de punto de venta _ cliente que paga en café

Qué buscar en un sistema de punto de venta

Aunque los sistemas de punto de venta variarán de una industria a otra, hay algunas características clave que debe tener en cuenta al comenzar a buscar proveedores de punto de venta.

Gestión de inventario

Ya se trate de una pequeña tienda minorista, un restaurante de servicio completo o un salón, llevar un registro del inventario es vital para su éxito. Saber lo que necesita para ordenar y cuándo lo mantendrá organizado y rentable. Demasiado inventario a mano puede obstaculizar su flujo de efectivo y, en el caso de los restaurantes, puede resultar en un exceso de desperdicio y comida en mal estado.

Su sistema POS debe proporcionar:

  • Seguimiento de inventario que incluye atributos de color, tamaño y estilo para productos minoristas y crudos para la industria de alimentos y bebidas
  • Seguimiento de inventario en múltiples ubicaciones, si corresponde
  • Un informe de valoración de inventario para saber cuánto de su flujo de efectivo está atado en existencias
  • Información del producto que incluye un SKU para un escaneo fácil y transacciones rápidas en el punto de compra

Gestión de empleados

El rendimiento de sus empleados puede afectar directamente el éxito de su negocio. Tener un sistema que rastrea el rendimiento de cada empleado le ayuda a determinar quién está prosperando y quién necesita un poco más de capacitación.

Junto con la medición del éxito de los empleados, su sistema POS debe:

  • Permita inicios de sesión individuales seguros del personal
  • Asigne permisos basados en el trabajo y permisos de usuario individuales
  • Cree y modifique horarios de empleados
  • Realice un seguimiento de las horas de los empleados para obtener costos de mano de obra precisos

Gestión de clientes

Para aumentar la longevidad de su negocio, fomentar la base de clientes es crítica. Conocer a sus clientes y sus hábitos de compra abre oportunidades para un marketing más personalizado. A su vez, esto hace que vuelvan una y otra vez.

Se puede establecer una base de datos de clientes sólida utilizando estas funciones de administración de clientes:

  • Crear y administrar programas de fidelización de clientes
  • Recopilar información del cliente, como nombre, cumpleaños, número de teléfono y dirección de correo electrónico
  • Utilizar el marketing por correo electrónico para mantener informados a los clientes sobre promociones y otros eventos próximos
  • Realizar un seguimiento del historial de compras de cada cliente y utilizar esta información para crear promociones más personalizadas

Necesita estar al tanto de las métricas de ventas de su negocio, junto con información sobre el inventario, los clientes y los empleados. A medida que su negocio crezca, la necesidad de más información sobre sus métricas de ventas será invaluable.

Los informes detallados de ventas de puntos de venta le brindan información única, como:

  • El número de artículos vendidos y el costo total
  • Informes de ventas basados en productos, plazos y empleados
  • Beneficio neto y margen bruto
  • Porcentaje de beneficio

Integraciones de terceros

Cuando se trata de sistemas de punto de venta, hay mucho más de lo que parece. Un sistema POS es el centro de todas sus actividades comerciales. Como tal, las aplicaciones de terceros, como software de nómina, plataformas de marketing por correo electrónico, pedidos en línea y servicios de entrega de alimentos, deben integrarse a la perfección con su software de punto de venta para hacer que sus operaciones sean más eficientes.

Con el sistema POS adecuado, las aplicaciones de software deberían poder compartir información automáticamente sin que tenga que intervenir manualmente.

Por ejemplo, una aplicación de terceros como DoorDash debe integrarse con su sistema POS para permitir a los clientes realizar pedidos desde su menú a través de su aplicación. El pedido se envía directamente a su sistema de punto de venta y a la cocina para su finalización y pago sin que sus empleados realicen ningún paso adicional.

Billetera móvil y Opciones de Pago sin contacto

Ahora más que nunca, los pagos sin contacto se están convirtiendo en la norma en la mayoría de las empresas. A medida que aumentan las expectativas de los consumidores para condiciones ultra sanitarias, solo tiene sentido que los pagos sin contacto continúen aumentando en el punto de venta.

La mayoría de los sistemas POS vienen con un terminal de pago independiente pero integrado. Asegúrese de que este lector de tarjetas de crédito pueda aceptar no solo transacciones tradicionales de banda magnética (deslizamiento), sino también tarjetas EMV (chip) y pagos sin contacto NFC.

¿Cuánto Cuesta Un Sistema POS?

Al comprar un sistema POS, la mejor manera de verlo es como una inversión. No es algo que vayas a comprar, usar durante unos días y luego tirarlo a un lado. Es algo que usted y su personal van a usar día tras día, y en lo que dependen como pieza crítica de la infraestructura empresarial. Es algo que sus clientes esperan ver en el punto de compra. Es lo que ayudará a facilitar las ventas y gestionar las operaciones diarias.

Costos de hardware

Siempre que sea posible, intente comprar un paquete de hardware POS que incluya el sistema de punto de venta más los periféricos adicionales que necesitará. El agrupamiento ayudará a garantizar que obtenga el trato más rentable y que todo sea compatible.

El costo del hardware de punto de venta depende en gran medida de las necesidades específicas de su empresa y de la configuración deseada.

Tomemos los restaurantes, por ejemplo. Tradicionalmente, los restaurantes de servicio completo tienen múltiples estaciones de punto de venta ubicadas estratégicamente alrededor del comedor. Esta configuración es para que los servidores puedan anotar un pedido en la mesa y caminar rápidamente al sistema POS más cercano e ingresarlo. Cuando tiene varios servidores en el piso, no puede tenerlos esperando en línea para usar el sistema POS porque ralentizará el servicio. Lo que, a su vez, hará que algunos clientes insatisfechos.

En el otro lado de la moneda, las empresas minoristas solo pueden tener una estación de punto de venta en el mostrador de caja.

Independientemente de su configuración, puede esperar desembolsar desde unos pocos cientos de dólares hasta unos pocos miles de dólares por paquete de sistema POS, excepto con un sistema POS Harbortouch.

Entendemos que es posible que no tenga el flujo de efectivo para gastar miles de dólares en costos iniciales, especialmente si recién está comenzando. Nuestro programa de hardware POS gratuito está diseñado para reducir esa carga con nuestro hardware de calidad comercial que viene con una garantía de por vida.

Tarifas de software

Al igual que cualquier otro programa de computadora, deberá comprar paquetes de software para que su sistema POS funcione. Las tarifas de software varían según el tamaño y las necesidades de su empresa, al igual que los costos de hardware.

Hay dos formas populares de tarifas asociadas con el software POS, y son:

  • Tarifas de licencia únicas con costos adicionales para futuras actualizaciones y servicio o soporte al cliente. Esta estructura es popular para sistemas POS heredados.
  • Suscripciones mensuales que incluyen licencias, actualizaciones y soporte por una tarifa mensual más económica.

En Harbortouch, le ofrecemos tanto el software como el hardware (además de la programación, la instalación y el soporte) por un bajo costo mensual, ¡sin encerrarlo en un contrato a largo plazo! Es el costo de propiedad más bajo para cualquier sistema POS en el mercado.

Otros servicios

Si bien las tarifas de hardware y software son bastante cortas y secas, esté atento a las tarifas adicionales que pueden influir en su costo total de propiedad, como:

  • Tarifas de programación, configuración e instalación
  • Tarifas de servicio y mantenimiento
  • Tarifas de arrendamiento o alquiler, si corresponde
  • Tarifas de soporte
  • Tarifas de terminación anticipada del contrato
  • Tarifas de procesamiento de pagos

Encontrar el sistema POS perfecto para su negocio puede parecer una tarea desalentadora al principio, pero no tiene por qué serlo. Con un poco de investigación y conocimiento básico de cómo funcionan los sistemas de punto de venta, podrá tomar la decisión correcta para su negocio.

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