miksi sinun täytyy ajaa Aikaloki (ja miten se tehdään)

tilikirja

jos joku varastaisi 50 dollaria päivässä pankkitililtäsi, haluaisit tietää siitä, eikö niin? Entä jos joku varastaisi kolme tai neljä tuntia vapaa-ajaltasi? Entä jos se henkilö olisit sinä?

aikalogi on yksinkertainen laite, jolla voi seurata, mihin oma aika on menossa. Ajologin säännöllinen käyttö antaa sinulle mahdollisuuden tietää tarkasti, mihin aikasi on menossa. Ja kiireisessä maailmassa, jossa sitoumukset kasaantuvat, aikalogit voivat auttaa sinua ymmärtämään, mitä voit poistaa pysyäksesi järjissäsi.

miksi Aikalogin juokseminen on ratkaisevaa

kuinka hyvä olet arvaamaan, mihin aikasi on menossa? Useimmat meistä varmasti haluaisivat uskoa, että olemme melko hyviä ennustamaan, mikä syö aikaamme. Kun olen tehnyt monta aikalogia, en kuitenkaan usko, että näin on. Usein tehtävät tuntui vei hyvin vähän aikaa varastaa valtavia määriä pois päivästäsi, kun taas suuremmat tehtävät voidaan suorittaa yllättävän nopeasti.

et tiedä, mihin aikasi on menossa.

aikalogin juokseminen on arvailua parempaa. Tarkasti käynnissä aikalogin voi kertoa sinulle:

  1. kuinka suuri osa ajastasi kuluu erilaisiin aktiviteetteihin. Kuinka paljon teet päivittäin töitä, pelaat, luet tai juokset asioilla?
  2. millä organisaatiotasolla aikasi on? Järjestetäänkö toimintasi loogisesti ajan säästämiseksi ja lepo/työjakson maksimoimiseksi? Vai ovatko ne hajaantuneet ja keskeytyneet niin usein, että on ihme, että saa mitään aikaan?
  3. mitä salaisia ajan tuhlaajia ja arvonmuuttajia rutiineihisi kätkeytyy.

Timelogging 101

perusasiat aikalogin juoksemiseen ovat yksinkertaiset. Kaikki mitä tarvitset on:

  • Notepad
  • Pen
  • Excel/Google Docs/Open Office Calc tai mikä tahansa muu taulukkolaskentaohjelma

Määritä vähintään yhden päivän jakso aikalokillesi. Olen tällä hetkellä keskellä viikon mittaista aikalogia, joka on suunniteltu vangitsemaan ne ärsyttävät kerran viikossa tehtävät, jotka jäävät usein huomaamatta päivittäisissä aikalokeroissani.

Kirjoita ylös aina, kun vaihdat toimintaa muistilehtiössäsi. Jos olet uusi timelogging, yritä kaapata tärkeimmät toiminnan muutokset. Vessatauot tai saman tehtävän eri osien vaihtaminen tekevät ajankäytöstä monimutkaisempaa kuin sen tarvitsisi olla.

Lajittele lopuksi kaikki tehtäväsi taulukkolaskentaohjelmaan. Olen huomannut, että eri toimintojen luokittelu yleisiin ja tiettyihin alueisiin auttaa minua lajittelemaan tietoja. Sinun pitäisi pystyä keksiä numero arvo määrä tuntia käytetään tiettyyn tehtävään ja luokkaan. Tästä voi päätellä prosentit kokonaisajoiksi.

Aikalogia

analysoimalla päivittäisten rutiinien katkeamisen myötä on alettava etsiä parannuskohtia. Vaikka jotkut numerot voivat hypätä ulos sinulle yksinkertaisesti katsomalla raakadataa, toiset saattavat olla piilossa massa tilastoja.

tässä muutamia asioita, joita kannattaa etsiä:

  1. arvo / Aikasuhteet-arvon määrittäminen täysin erilaisia toimintoja palveleville tehtäville on lähes mahdotonta. Voit kuitenkin vertailla arvo/aika-suhdelukuja luokkien sisällä. Voisit esimerkiksi verrata erään yritystoiminnan työskentelyyn käytetyn ajan eroa toiseen. Voit myös vertailla viihdeaikaasi nähdäksesi, missä parhaat sijoitukset olivat.
  2. organisatoriset ongelmat – toteutuvatko tehtävät suurelta osin yhdessä kimpassa vai onko usein keskeytyksiä? Hakataanko tehtäviä vai jaetaanko niitä pidemmille ajanjaksoille? Lajittele tehtävät nähdäksesi, olisiko toisenlaisesta rutiinista enemmän hyötyä.
  3. What ’ s Expendable? – Tarkasteltaessa ajan menoja, kysy itseltäsi, mitä toimintoja voidaan poistaa, kun aika loppuu? Nimeäminen mitkä tehtävät ovat korvattavissa kiireisinä aikoina voi pitää sinut järjissäsi, kun aikataulu saa hullu.
  4. väärin sijoitetut prioriteetit – jos koulu on tärkein prioriteettisi, suurin osa vapaa-ajastasi tulisi käyttää siihen. Kun prioriteetit eivät heijasta sitä, mitä näet numeroissa, se tarkoittaa, että rutiinisi ei ole hyväksyttävä tavoitteidesi saavuttamiseksi.

analyysi toimintaan

viimeinen vaihe on ottaa tietosi ja suorittaa kokeilu parannusten tekemiseksi. Erilaisten rutiinien ja tuottavuusstrategioiden kokeileminen vaikuttaa suoraan aikatauluusi. Tässä muutamia ehdotuksia kokeilun suorittamiseksi:

  1. muutos kerrallaan. Keskity yhteen muutokseen rutiineissasi, älä useampaan. Tämä painopiste tekee muutoksen todennäköisemmin tarttua ja mahdollistaa mahdolliset tulokset saat olla mielekkäämpiä.
  2. mittaa lopussa. Tee toinen lyhyt aikalogi ja vertaa sitä ensimmäiseen. Loiko muutos toivomasi parannukset? Joskus tuottavuuden lisäämiseksi tehtävän muutoksen luominen voi itse asiassa tehdä päinvastoin, jos se kuluttaa energiaasi.
  3. Aikaloki muutaman kuukauden välein. Kuinka usein aikalogi riippuu parantamisen varaa. Jos aikaisemmat aikalogit osoittavat, että todennäköisesti teet paljon virheitä aikasi hallinnassa, yhden juokseminen muutaman viikon välein voi antaa sinulle etulyöntiaseman aikataulusi järjestämisessä. Jos olet jo tehokas, yhden juokseminen usean kuukauden välein ei ole muuta kuin nopea viritys, jolla varmistetaan, että pysyt raiteilla.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.