Qu’est-ce qu’un Système de Point de vente ? Un Guide pour Choisir le Meilleur Point de Vente

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Si vous êtes prêt à ouvrir une nouvelle entreprise, la mise en place d’un système de point de vente est essentielle à l’ouverture de vos portes et à la réussite à long terme. Malheureusement, la plupart des propriétaires de petites entreprises n’y pensent pas avant qu’il ne soit trop tard.

Un système de point de vente est quelque chose que vous devez planifier à l’avance. Vous ne pouvez pas simplement le commander en ligne et vous attendre à ce qu’il apparaisse à votre porte le lendemain, complètement programmé et prêt à partir. Ce n’est pas comme ça que ça marche. La meilleure chose à faire est de commencer le processus de vérification le plus tôt possible.

Cependant, avant de commencer votre recherche, il est essentiel de comprendre ce qu’est un système de point de vente et comment choisir le bon pour votre entreprise. Ce guide couvrira tout ce que vous devez savoir, alors plongeons-y!

Aperçu des systèmes de point de vente

Les systèmes de point de vente remplissent toutes les fonctions de base des caisses enregistreuses traditionnelles, telles que la sonnerie des ventes, le traitement des déclarations, la numérisation des produits, le calcul des taxes et l’impression des reçus – mais ils font également beaucoup plus. La principale différence entre votre caisse enregistreuse standard et un système de point de vente est qu’un système de point de vente permet aux propriétaires d’entreprise de gérer presque tous les aspects de leur entreprise au-delà de ce qui se passe au point de vente.

Tout comme la configuration d’un ordinateur, chaque système de point de vente comprend deux composants : le matériel de point de vente et le logiciel de point de vente. Le logiciel de point de vente est téléchargé sur le matériel, de la même manière que Microsoft Word sur votre ordinateur ou que vous téléchargez une application sur votre appareil mobile.

Le matériel se compose d’un ordinateur spécialement conçu, généralement doté d’un écran tactile, et de divers accessoires périphériques tels que des imprimantes de reçus, des lecteurs de codes-barres, des tiroirs-caisses, etc.

Types de logiciels de point de vente

Le logiciel installé sur votre système de point de vente est le composant qui rend le système fonctionnel et gère vos opérations quotidiennes. Différents types d’entreprises, telles que les restaurants et les magasins de détail, nécessitent des capacités opérationnelles variables de leurs systèmes de point de vente. Il existe plusieurs types de logiciels de point de vente, et il est important de savoir lequel convient à votre entreprise.

Logiciel de point de vente au détail

Le logiciel de point de vente au détail est conçu pour répondre aux besoins d’un magasin de brique et de mortier vendant des produits. Les systèmes de point de vente au détail offrent aux détaillants des fonctionnalités uniques, telles qu’une matrice d’inventaire avancée prenant en charge plusieurs attributs.

Certaines autres fonctionnalités du système de point de vente au détail peuvent inclure sont:

  • Création de bons de commande pour les articles de votre inventaire qui descendent en dessous d’une quantité prédéterminée
  • Possibilité de créer des registres de cadeaux pour les mariages, les douches de bébé et d’autres grandes étapes
  • Programmes de mise en disponibilité pour les articles plus chers

Logiciel de point de vente pour restaurants

Que vous exploitiez un établissement à service complet ou un service rapide restaurant décontracté, vous aurez besoin d’un système de point de vente pour répondre à vos besoins spécifiques dans l’industrie alimentaire et des boissons. Sur le plan opérationnel, un restaurant est très différent d’un commerce de détail, et votre système de point de vente doit en tenir compte.

Pour les restaurants à service complet, un système de point de vente de restaurant doit être capable d’ouvrir un billet, de vous permettre d’ajouter en permanence des articles et de clôturer le chèque lorsque le client termine son repas et est prêt à payer.

Le système devrait pouvoir appeler les commandes à l’avant de la maison, les acheminer à l’arrière de la maison via une imprimante de cuisine ou un système d’affichage de cuisine (KDS) à la station de préparation appropriée.

Le logiciel de point de vente de restaurant doit être flexible pour être utilisé avec des appareils mobiles et des solutions de paiement sans contact en tant qu’extension de votre système de point de vente. Avoir ces options ouvre votre restaurant à des opportunités qui maximisent votre entreprise, telles que SkyTab pour le ramassage en bordure de rue, la livraison et les paiements sans contact.

Le logiciel de point de vente de restaurant assure un flux continu d’informations en temps réel afin que le processus de restauration puisse se dérouler aussi facilement que possible pour une satisfaction client ultime et une facilité d’utilisation pour les employés.

Logiciel de point de vente de salon

Les salons et spas nécessitent un logiciel de point de vente différent des deux précédents que nous avons discutés ci-dessus. Les salons offrent une combinaison de services et de produits pour la revente. Ils dépendent également fortement de la prise de rendez-vous, c’est pourquoi il est si important d’avoir le bon logiciel pour les besoins uniques des salons et des spas.

Certaines caractéristiques importantes à rechercher dans un système de point de vente de salon incluent:

  • Prise de rendez-vous en ligne pour que les clients puissent prendre des rendez-vous à leur convenance
  • Rappels par courriel et SMS pour rappeler aux clients leurs rendez-vous à venir
  • Gestion des rendez-vous sans rendez-vous pour gérer les clients sans rendez-vous en fonction de la disponibilité des fournisseurs de services.

Matériel de point de vente

Maintenant que nous avons couvert les bases des trois grandes catégories de logiciels de point de vente, parlons de matériel. Pour la plupart, le matériel de point de vente est généralement le même dans toutes les industries. Cependant, certains périphériques peuvent varier légèrement en fonction de votre configuration spécifique.

  • Un tiroir-caisse pour stocker les espèces et assurer la sécurité de vos fonds
  • Un écran tactile ou une tablette pour visualiser les données de votre entreprise
  • Un lecteur de codes-barres pour scanner le code-barres unique de vos produits au point de vente
  • Un lecteur de carte de crédit pour que les clients puissent compléter leurs achats avec une carte de débit ou de crédit
  • Un écran d’affichage client pour permettre aux clients de clients pour afficher le total de leur transaction
  • Une imprimante de reçus pour imprimer des reçus pour les clients qui préfèrent les reçus papier aux reçus électroniques

Un système de point de vente complet

Lorsque vous combinez logiciel et matériel de point de vente, cela constitue un système de point de vente complet. Cependant, en ce qui concerne l’opérabilité d’un système de point de vente, il existe différentes façons de le structurer.

Systèmes de point de vente basés sur le Cloud

Récemment, les systèmes de point de vente basés sur le cloud font fureur. Ces systèmes stockent les données sur des serveurs distants (alias « le cloud »), rendant toutes les informations accessibles via Internet et le portail dédié ou le back-office du système. Ce type de logiciel nécessite une connexion Internet pour fonctionner et permet aux propriétaires d’entreprises d’accéder aux données à tout moment et en tout lieu, que ce soit en déplacement ou sur le site physique du magasin.

Systèmes de point de vente basés sur serveur ou hérités

Les systèmes de point de vente hérités sont les solutions de point de vente traditionnelles qui existent depuis des années. Ces systèmes fonctionnent de la même manière que l’enregistrement de fichiers dans un dossier de votre ordinateur portable, de sorte que les données ne sont pas accessibles via Internet. Contrairement à un système basé sur le cloud, ils fonctionnent sur un serveur local, où toutes les informations de votre entreprise sont stockées.

Systèmes de point de vente hybrides

Considérez les systèmes de point de vente hybrides comme le type de système « le meilleur des deux mondes », car ces systèmes de point de vente combinent le stockage de données dans le cloud et le stockage de point de vente sur site. La technologie de cloud hybride offre les avantages du cloud, tels que des rapports en temps réel et des sauvegardes redondantes, tout en conservant les avantages d’un système local, notamment une vitesse plus rapide et la capacité de fonctionner en cas de panne d’Internet.

Systèmes de point de vente open Source

Ce type de système de point de vente offre aux utilisateurs un contrôle total pour personnaliser complètement le logiciel, mais nécessite une expertise technique pour la mise en place. Il s’adresse aux propriétaires d’entreprises férus de technologie. Bien qu’il s’agisse d’un choix plus personnalisable, les données de point de vente sont stockées sur votre site professionnel plutôt que sur des serveurs distants. Cela signifie que vous ne pouvez accéder aux informations que via votre système à votre emplacement physique.

Systèmes de point de vente mobiles

Les systèmes de point de vente mobiles utilisent des tablettes ou d’autres appareils mobiles pour permettre à vos employés de prendre des commandes et d’effectuer des transactions de n’importe où dans votre entreprise. Ces systèmes peuvent être utilisés comme un dispositif autonome pour les petits magasins ou cafés, ou pour compléter un système de point de vente fixe pour les grands restaurants et autres entreprises.

L’intégration de systèmes de point de vente mobiles dans votre restaurant augmente les tours de table et le flux global de votre entreprise.

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Que rechercher dans un système de point de vente

Bien que les systèmes de point de vente varient d’un secteur à l’autre, vous devez garder à l’esprit quelques caractéristiques clés lorsque vous commencez à rechercher des fournisseurs de points de vente.

Gestion des stocks

Qu’il s’agisse d’un petit magasin de détail, d’un restaurant à service complet ou d’un salon, le suivi des stocks est essentiel à votre succès. Savoir ce que vous devez commander et quand vous gardera organisé et rentable. Trop d’inventaire à portée de main peut nuire à vos flux de trésorerie et, dans le cas des restaurants, cela peut entraîner un gaspillage excessif et de la nourriture avariée.

Votre système de point de vente doit fournir:

  • Suivi des stocks, y compris les attributs de couleur, de taille et de style pour la vente au détail et les produits bruts pour l’industrie alimentaire et des boissons
  • Suivi des stocks sur plusieurs sites, le cas échéant
  • Un rapport d’évaluation des stocks pour savoir quelle part de vos flux de trésorerie est liée aux stocks
  • Informations sur les produits comprenant une référence pour une numérisation facile et des transactions rapides au point d’achat

Gestion des employés

La performance de vos employés peut affecter directement le succès de votre entreprise. Avoir un système qui suit les performances de chaque employé vous aide à déterminer qui s’épanouit et qui a besoin d’un peu plus de formation.

En plus de mesurer le succès des employés, votre système de point de vente devrait:

  • Permettre des connexions individuelles sécurisées au personnel
  • Attribuer des autorisations basées sur les tâches et des autorisations d’utilisateur individuelles
  • Créer et modifier les horaires des employés
  • Suivre les heures des employés pour des coûts de main-d’œuvre précis

Gestion de la clientèle

Pour augmenter la longévité de votre entreprise, encourager les clients fidèles et élargir votre clientèle la base est essentielle. Connaître vos clients et leurs habitudes d’achat ouvre des opportunités de marketing plus personnalisé. À leur tour, cela les fait revenir maintes et maintes fois.

L’établissement d’une base de données client solide peut se faire en utilisant ces fonctionnalités de gestion de la clientèle:

  • Créer et gérer des programmes de fidélisation de la clientèle
  • Collecter des informations client telles que le nom, l’anniversaire, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail
  • Utiliser le marketing par e-mail pour tenir les clients informés des promotions et autres événements à venir
  • Garder une trace de l’historique d’achat de chaque client et utiliser ces informations pour créer des promotions plus personnalisées

Rapports de vente POS

Vous devez être au courant des mesures de vente de votre entreprise ainsi que des informations sur les stocks, les clients et les employés. À mesure que votre entreprise se développe, le besoin de plus d’informations sur vos mesures de vente sera inestimable.

Des rapports de vente détaillés sur les points de vente vous donnent des informations uniques, telles que:

  • Le nombre d’articles vendus et le coût total
  • Rapports de vente basés sur le produit, la période et l’employé
  • Bénéfice net et marge brute
  • Pourcentage de profit

Intégrations tierces

En ce qui concerne les systèmes de point de vente, il se passe beaucoup plus que ce qui est visible. Un système de point de vente est le centre de toutes vos activités commerciales. En tant que telles, les applications tierces telles que les logiciels de paie, les plateformes de marketing par e-mail, les services de commande en ligne et de livraison de nourriture devraient toutes s’intégrer de manière transparente à votre logiciel de point de vente pour rendre vos opérations plus efficaces.

Avec le bon système de point de vente, les applications logicielles devraient pouvoir partager des informations automatiquement sans que vous ayez à intervenir manuellement.

Par exemple, une application tierce telle que DoorDash doit s’intégrer à votre système de point de vente pour permettre aux clients de commander à partir de votre menu via leur application. La commande est ensuite envoyée directement à votre système de point de vente et à votre cuisine pour être complétée et payée sans que vos employés n’effectuent aucune étape supplémentaire.

Portefeuille mobile et options de paiement sans contact

Aujourd’hui plus que jamais, les paiements sans contact deviennent la norme dans la plupart des entreprises. Alors que les attentes des consommateurs pour des conditions ultra sanitaires augmentent, il est logique que les paiements sans contact continuent d’augmenter au point de vente.

La plupart des systèmes de point de vente sont livrés avec un terminal de paiement séparé mais intégré. Assurez-vous que ce lecteur de carte de crédit peut accepter non seulement les transactions traditionnelles à bande magnétique (balayage), mais également les cartes EMV (à puce) et les paiements sans contact NFC.

Combien Coûte Un Système De Point De Vente?

Lors de l’achat d’un système de point de vente, la meilleure façon de le considérer est de le considérer comme un investissement. Ce n’est pas quelque chose que vous allez acheter, utiliser pendant quelques jours, puis le jeter de côté. C’est quelque chose que vous et votre personnel allez utiliser jour après jour, et sur lequel vous comptez comme un élément essentiel de l’infrastructure de l’entreprise. C’est quelque chose que vos clients s’attendent à voir au point d’achat. C’est ce qui aidera à faciliter les ventes et à gérer les opérations quotidiennes.

Coûts du matériel

Dans la mesure du possible, essayez toujours d’acheter un ensemble de matériel de point de vente comprenant le système de point de vente et les périphériques supplémentaires dont vous aurez besoin. Le regroupement vous aidera à vous assurer que vous obtenez l’offre la plus rentable et que tout est compatible.

Le coût du matériel de point de vente dépend fortement des besoins spécifiques de votre entreprise et de la configuration souhaitée.

Prenons les restaurants, par exemple. Traditionnellement, les restaurants à service complet disposent de plusieurs points de vente stratégiquement placés autour de la salle à manger. Cette configuration permet aux serveurs de noter une commande à la table et de se rendre rapidement au système de point de vente le plus proche et de l’entrer. Lorsque vous avez plusieurs serveurs sur le sol, vous ne pouvez pas les faire faire la queue pour utiliser le système de point de vente, car cela ralentira le service. Ce qui, à son tour, fera des clients mécontents.

De l’autre côté de la médaille, les commerces de détail ne peuvent avoir qu’un seul point de vente au comptoir de caisse.

Quelle que soit votre configuration, vous pouvez vous attendre à débourser entre quelques centaines de dollars et quelques milliers de dollars par ensemble de système de point de vente, sauf avec un système de point de vente Harbortouch.

Nous comprenons que vous n’avez peut-être pas les liquidités nécessaires pour disposer de milliers de dollars en coûts initiaux, surtout si vous débutez. Notre programme de matériel de point de vente gratuit est conçu pour réduire cette charge avec notre matériel de qualité commerciale qui est livré avec une garantie à vie.

Frais de logiciel

Comme tout autre programme informatique, vous devrez acheter des progiciels pour faire fonctionner votre système de point de vente. Les frais de logiciel varient en fonction de la taille et des besoins de votre entreprise, tout comme les coûts du matériel.

Il existe deux formes populaires de frais associés aux logiciels de point de vente, et ils sont:

  • Des frais de licence uniques avec des coûts supplémentaires pour les futures mises à niveau et le service client ou le support. Cette structure est populaire pour les systèmes de point de vente existants.
  • Abonnements mensuels qui incluent la licence, les mises à niveau et la prise en charge pour des frais mensuels plus économiques.

Chez Harbortouch, nous vous proposons à la fois le logiciel et le matériel (plus la programmation, l’installation et le support) pour un faible coût mensuel – sans vous enfermer dans un contrat à long terme! C’est le coût de possession le plus bas pour tous les systèmes de point de vente du marché.

Autres services

Bien que les frais de matériel et de logiciel soient assez réduits, soyez à l’affût des frais supplémentaires qui peuvent prendre en compte votre coût total de possession, tels que:

  • Frais de programmation, de configuration et d’installation
  • Frais de service et d’entretien
  • Frais de location ou de location le cas échéant
  • Frais de support
  • Frais de résiliation anticipée du contrat
  • Taux de traitement des paiements

Réflexions finales

Trouver le système de point de vente parfait pour votre entreprise peut sembler une tâche ardue au début, mais cela ne doit pas nécessairement l’être. Avec des recherches et des connaissances de base sur le fonctionnement des systèmes de point de vente, vous serez en mesure de faire le bon choix pour votre entreprise.

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