Che cos’è un sistema POS? Una guida per scegliere il miglior Punto Vendita

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Se sei pronto per aprire una nuova attività, ottenere un sistema di punti vendita (POS) è fondamentale per aprire le porte e per il successo a lungo termine. Purtroppo, la maggior parte dei proprietari di piccole imprese non pensare a questo fino a quando non è troppo tardi.

Un sistema POS è qualcosa che devi pianificare in anticipo. Non si può semplicemente ordinare on-line e si aspettano di presentarsi a portata di mano il giorno successivo, completamente programmato e pronto ad andare. Non funziona cosi’. La cosa migliore che puoi fare è avviare il processo di controllo il più presto possibile.

Tuttavia, prima di iniziare con la tua ricerca, è essenziale capire cos’è un sistema POS e come scegliere quello giusto per la tua attività. Questa guida coprirà tutto quello che c’è da sapere, quindi cerchiamo di immergersi a destra in!

Panoramica dei sistemi POS

I sistemi POS eseguono tutte le funzioni di base dei registratori di cassa tradizionali, come la suoneria delle vendite, l’elaborazione dei resi, la scansione dei prodotti, il calcolo delle tasse e la stampa delle ricevute, ma fanno anche molto di più. La differenza principale tra il registratore di cassa standard e un punto di sistema di vendita è che un sistema POS consente agli imprenditori di gestire quasi ogni aspetto della loro attività al di là di ciò che accade al punto di vendita.

Come la creazione di un computer, ogni sistema POS include due componenti: hardware POS e software POS. Il software del punto vendita viene scaricato sull’hardware, in modo simile a mettere Microsoft Word sul tuo computer o scaricare un’app sul tuo dispositivo mobile.

L’hardware è costituito da un computer appositamente costruito, in genere con un monitor touchscreen, e vari accessori periferici come stampanti per ricevute, scanner di codici a barre, cassetti per contanti, ecc.

Tipi di software POS

Il software installato sul sistema POS è il componente che rende il sistema funzionale e gestisce le operazioni quotidiane. Diversi tipi di aziende, come ristoranti e negozi al dettaglio, richiedono diverse capacità operative dai loro sistemi POS. Ci sono diversi tipi di software POS, ed è importante riconoscere quale è giusto per il tuo business.

Vendita al dettaglio POS Software

Vendita al dettaglio POS software è su misura per soddisfare le esigenze di un negozio di mattoni e malta di vendita di prodotti. I sistemi POS al dettaglio offrono ai rivenditori funzionalità uniche come una matrice di inventario avanzata che supporta più attributi.

Alcune altre caratteristiche che il sistema POS al dettaglio potrebbe includere sono:

  • creazione di ordine di Acquisto per gli oggetti nell’inventario che scende al di sotto di un importo predeterminato
  • La capacità di creare dono registri per matrimoni, docce bambino, e altri grandi traguardi
  • Layaway programmi più costosi elementi

Ristorante POS Software

Se sei operativo un servizio completo di stabilimento o di un fast-casual ristorante, si sta andando a bisogno di un sistema POS per soddisfare le vostre esigenze specifiche nell’industria alimentare e delle bevande. Operativamente, un ristorante è molto diverso da un business di vendita al dettaglio, e il vostro punto di sistema di vendita deve riflettere che.

Per i ristoranti a servizio completo, un sistema POS del ristorante dovrebbe essere in grado di aprire un biglietto, consentire di aggiungere continuamente elementi e chiudere l’assegno quando il cliente termina il pasto ed è pronto a pagare.

Il sistema dovrebbe essere in grado di richiamare gli ordini nella parte anteriore della casa, indirizzarli verso la parte posteriore della casa tramite una stampante da cucina o un kitchen Display system (KDS) alla stazione di preparazione appropriata.

Il software POS per ristoranti dovrebbe essere flessibile da utilizzare con dispositivi mobili e soluzioni di pagamento contactless come estensione del sistema POS. Avere queste opzioni apre il tuo ristorante a opportunità che massimizzano il tuo business,come SkyTab per il ritiro, la consegna e i pagamenti contactless.

Il software POS del ristorante garantisce un flusso continuo di informazioni in tempo reale in modo che il processo di ristorazione possa andare nel modo più fluido possibile per la massima soddisfazione del cliente e facilità d’uso per i dipendenti.

Salon POS Software

Saloni e centri benessere richiedono software POS che differisce dai due precedenti abbiamo discusso sopra. I saloni offrono una combinazione di servizi e prodotti per la rivendita. Fanno anche molto affidamento sulla prenotazione degli appuntamenti, motivo per cui è così importante avere il software giusto per le esigenze uniche di saloni e spa.

Alcune caratteristiche importanti da cercare in un sistema POS del salone includono:

  • Pianificazione degli appuntamenti online per i clienti per pianificare gli appuntamenti a loro piacimento
  • Promemoria via email e testo per ricordare ai clienti i loro prossimi appuntamenti
  • Gestione walk-in per gestire i clienti walk-in in base alla disponibilità dei fornitori di servizi.

Hardware POS

Ora che abbiamo coperto le basi delle tre grandi categorie di software POS, parliamo di hardware. Per la maggior parte, l’hardware POS è generalmente lo stesso in tutti i settori. Tuttavia, alcune delle periferiche possono variare leggermente a seconda della configurazione specifica.

  • Una cassa con cassetto per riporre denaro e garantire la sicurezza dei vostri fondi
  • Un monitor touchscreen o tablet per visualizzare il vostro business’ di dati
  • lettori di codici A barre per la scansione dei prodotti codice a barre univoco presso il punto vendita
  • Un lettore di carta di credito per i clienti di completare i loro acquisti con una carta di debito o carta di credito
  • Un cliente dello schermo di visualizzazione per consentire ai clienti di visualizzare il totale per il loro transazione
  • Una ricevuta stampante per stampare le ricevute per i clienti che preferiscono la carta ricevute tramite e-ricevute

Un Completo Sistema POS

Quando si combinano software POS e hardware, questo costituisce un sistema POS completo. Tuttavia, quando si tratta dell’operabilità di un sistema di punti vendita, ci sono alcuni modi diversi per strutturarlo.

Sistemi POS basati su cloud

Negli ultimi tempi, i sistemi POS basati su cloud sono di gran moda. Questi sistemi memorizzano i dati su server remoti (a.k.a. “the cloud”), rendendo tutte le informazioni accessibili attraverso internet e il portale dedicato del sistema o back office. Questo tipo di software richiede una connessione a Internet per funzionare e consente agli imprenditori di accedere ai dati quando e dove, sia in viaggio che nella posizione fisica del negozio.

Sistemi POS basati su server o legacy

I sistemi POS legacy sono le soluzioni tradizionali per punti vendita che esistono da anni. Questi sistemi funzionano in modo simile al salvataggio di file in una cartella sul laptop, quindi i dati non sono accessibili via Internet. A differenza di un sistema basato su cloud, operano su un server locale, dove vengono memorizzate tutte le informazioni aziendali.

Sistemi POS ibridi

Pensate ai sistemi POS ibridi come al tipo di sistema “migliore dei due mondi” perché questi sistemi POS combinano l’archiviazione dei dati cloud e l’archiviazione POS in loco. La tecnologia cloud ibrida offre i vantaggi del cloud come reporting in tempo reale e back-up ridondante, pur mantenendo i vantaggi di un sistema locale, tra cui una maggiore velocità e la capacità di operare se Internet va giù.

Sistemi POS open-Source

Questo tipo di sistema POS garantisce agli utenti il pieno controllo per personalizzare completamente il software, ma richiede competenze tecniche per la configurazione. Si rivolge a proprietari di imprese tech-savvy. Anche se questa è una scelta più personalizzabile, i dati POS vengono memorizzati nella sede aziendale, piuttosto che su server remoti. Ciò significa che sei in grado di accedere alle informazioni solo tramite il tuo sistema nella tua posizione fisica.

Sistemi POS mobili

I sistemi POS mobili utilizzano tablet o altri dispositivi mobili per fornire flessibilità ai dipendenti per prendere ordini e completare le transazioni da qualsiasi punto della tua azienda. Questi sistemi possono essere usati come dispositivo autonomo per i più piccoli depositi o caffè, o per completare un sistema stazionario di posizione per i più grandi ristoranti ed altre aziende.

L’integrazione di sistemi POS mobili nel tuo ristorante aumenta i turni di tavolo e il flusso complessivo della tua attività.

 Che cos'è un POS system_customer che paga al cafe

Cosa cercare in un sistema POS

Anche se i sistemi POS variano da un settore all’altro, ci sono alcune caratteristiche chiave che si desidera tenere a mente quando si inizia la ricerca di fornitori di punti vendita.

Gestione dell’inventario

Che si tratti di un piccolo negozio al dettaglio, di un ristorante a servizio completo o di un salone, tenere traccia dell’inventario è vitale per il tuo successo. Sapere cosa è necessario ordinare e quando vi terrà organizzato e redditizio. Troppo inventario a portata di mano può ostacolare il flusso di cassa, e nel caso di ristoranti, può provocare sprechi in eccesso e cibo avariato.

Il sistema POS dovrebbe fornire:

  • il monitoraggio del Magazzino compreso il colore/dimensione/attributi di stile per la vendita al dettaglio e di merci di materie prime per l’industria alimentare e delle bevande
  • tenere Traccia di inventario in più luoghi, se applicabile
  • Un report di valutazione del magazzino sapere quanto il vostro flusso di cassa è legato in stock
  • informazioni sul Prodotto che include una SKU per l’esame facile e veloce le operazioni presso il punto di acquisto

Gestione dei Dipendenti

Le prestazioni dei vostri dipendenti possono direttamente influenzare il successo del tuo business. Avere un sistema che tiene traccia delle prestazioni di ogni dipendente ti aiuta a determinare chi è fiorente e chi ha bisogno di un po ‘ più di formazione.

Insieme a misurare il successo dei dipendenti, il sistema POS dovrebbe:

  • Consentire accessi individuali sicuri del personale
  • Assegnare autorizzazioni basate sul lavoro e autorizzazioni individuali degli utenti
  • Creare e modificare orari dei dipendenti
  • Monitorare le ore dei dipendenti per i costi di manodopera accurati

Gestione dei clienti

Per aumentare la longevità della tua azienda, promuovendo clienti fedeli ed espandendo la base è critica. Conoscere i tuoi clienti e le loro abitudini di acquisto apre opportunità per un marketing più personalizzato. A sua volta, questo li fa tornare più e più volte.

La creazione di un database clienti solido può essere eseguita utilizzando queste funzionalità di gestione dei clienti:

  • Creare e gestire programmi di fidelizzazione dei clienti
  • Raccogliere informazioni quali nome, data di nascita, numero di telefono, e indirizzo e-mail
  • Utilizzare l’email marketing per tenere i clienti informati sulle promozioni e le altre prossimi eventi
  • Tenere traccia di ogni cliente l’acquisto di storia e di utilizzare queste informazioni per creare più promozioni personalizzate

POS Report di Vendita

Hai bisogno di essere a conoscenza sul vostro metriche di vendita oltre ad approfondimenti su magazzino, clienti e dipendenti. Man mano che la tua attività cresce, la necessità di ulteriori informazioni sulle metriche di vendita sarà inestimabile.

Mappa POS report di vendita di dare una visione unica, come:

  • Il numero di articoli venduti e il costo totale
  • report di Vendita basato sul prodotto, i tempi, e dipendente
  • l’utile Netto e il margine lordo
  • percentuale di Profitto

Integrazioni di Terze Parti

Quando si tratta di punto di sistemi di vendita, c’è molto di più che soddisfa l’occhio. Un sistema POS è il centro di tutte le attività aziendali. Pertanto, le applicazioni di terze parti come il software payroll, le piattaforme di email marketing, gli ordini online e i servizi di consegna di cibo dovrebbero integrarsi perfettamente con il software POS per rendere le operazioni più efficienti.

Con il giusto sistema POS, le applicazioni software dovrebbero essere in grado di condividere automaticamente le informazioni senza dover intervenire manualmente.

Ad esempio, un’applicazione di terze parti come DoorDash dovrebbe integrarsi con il sistema POS per consentire ai clienti di ordinare dal menu tramite la loro app. L’ordine viene quindi inviato direttamente al sistema POS e alla cucina per il completamento e il pagamento senza che i dipendenti eseguano passaggi aggiuntivi.

Portafoglio mobile e opzioni di pagamento Contactless

Ora più che mai, i pagamenti contactless stanno diventando la norma nella maggior parte delle aziende. Poiché le aspettative dei consumatori per le condizioni ultra sanitarie aumentano, ha senso solo che i pagamenti contactless continueranno ad aumentare nel punto vendita.

La maggior parte dei sistemi POS è dotata di un terminale di pagamento separato ma integrato. Assicurati che questo lettore di carte di credito possa accettare non solo le transazioni magstripe (swipe) tradizionali, ma anche le carte EMV (chip) e i pagamenti contactless NFC.

Quanto costa un sistema POS?

Quando si acquista un sistema POS, il modo migliore per pensarlo è come un investimento. Non è qualcosa che si sta andando a comprare, utilizzare per un paio di giorni, e poi gettarlo da parte. È qualcosa che tu e il tuo staff utilizzerete giorno dopo giorno e su cui fare affidamento come infrastruttura aziendale fondamentale. È qualcosa che i tuoi clienti si aspettano di vedere al punto di acquisto. È ciò che aiuterà a facilitare le vendite e gestire le operazioni quotidiane.

Costi hardware

Quando possibile, cerca sempre di acquistare un pacchetto hardware POS che include il sistema point of sale più le periferiche aggiuntive di cui avrai bisogno. Bundling contribuirà a garantire che stai ricevendo l’affare più conveniente e che tutto è compatibile.

Il costo dell’hardware POS dipende fortemente dalle esigenze specifiche della tua azienda e dalla configurazione desiderata.

Prendiamo i ristoranti, per esempio. Tradizionalmente, i ristoranti a servizio completo hanno più punti vendita posizionati strategicamente intorno alla zona pranzo. Questa configurazione è in modo che i server possano annotare un ordine al tavolo e raggiungere rapidamente il sistema POS più vicino e inserirlo. Quando hai più server sul pavimento, non puoi farli aspettare in fila per usare il sistema POS perché rallenterà il servizio. Che, a sua volta, farà per alcuni clienti infelici.

Dall’altra parte della medaglia, le imprese al dettaglio possono avere un solo punto vendita alla cassa.

Indipendentemente dalla configurazione, puoi aspettarti di sborsare ovunque da poche centinaia di dollari a poche migliaia di dollari per pacchetto di sistemi POS, tranne che con un sistema POS Harbortouch.

Comprendiamo che potresti non avere il flusso di cassa per disporre migliaia di dollari in costi iniziali, specialmente se sei appena agli inizi. Il nostro programma hardware POS gratuito è progettato per ridurre tale onere con il nostro hardware di livello commerciale fornito con una garanzia a vita.

Software Tasse

Come qualsiasi altro programma per computer, è necessario acquistare pacchetti software per rendere il vostro sistema POS funzione. I costi del software variano a seconda delle dimensioni e delle esigenze aziendali, proprio come i costi hardware.

Esistono due forme popolari di commissioni associate al software POS e sono:

  • Costi di licenza una tantum con costi aggiuntivi per gli aggiornamenti futuri e il servizio clienti o supporto. Questa struttura è popolare per i sistemi POS legacy.
  • Abbonamenti mensili che includono licenze, aggiornamenti e supporto per un canone mensile più economico.

A Harbortouch, vi offriamo sia il software e l’hardware (oltre a programmazione, installazione e supporto) per un basso costo mensile – senza bloccare in un contratto a lungo termine! È il costo di proprietà più basso per qualsiasi sistema POS sul mercato.

Altri servizi

Mentre le spese hardware e software sono piuttosto ridotte e asciutte, sii alla ricerca di costi aggiuntivi che potrebbero influire sul costo totale di proprietà, come ad esempio:

  • Programmazione, installazione e configurazione di tasse
  • Servizio e le spese di manutenzione
  • Leasing o di noleggio spese se applicabile
  • contributi per l’Assistenza
  • Inizio contratto tasse di terminazione
  • Pagamento tassi di elaborazione

considerazioni Finali

Trovare il perfetto sistema POS per il vostro business potrebbe sembrare un compito arduo in un primo momento, ma non deve essere. Con alcune ricerche e conoscenze di base su come funzionano i sistemi di punti vendita, sarai in grado di fare la scelta giusta per la tua attività.

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