co to jest system POS? Przewodnik po wyborze najlepszego punktu sprzedaży

What-is-a-POS-system_server-entering-an-order-into-the-POS-system

jeśli jesteś gotowy do otwarcia nowej firmy, wprowadzenie systemu POS (point of sale) ma kluczowe znaczenie dla otwarcia drzwi i długoterminowego sukcesu. Niestety większość właścicieli małych firm nie myśli o tym, dopóki nie jest za późno.

system POS to coś, co musisz zaplanować z wyprzedzeniem. Nie możesz po prostu zamówić go online i oczekiwać, że pojawi się na wyciągnięcie ręki następnego dnia, całkowicie zaprogramowany i gotowy do pracy. To tak nie działa. Najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, to rozpocząć proces lustracji raczej wcześniej niż później.

jednak zanim zaczniesz prowadzić badania, ważne jest, aby zrozumieć, czym jest system POS i jak wybrać odpowiedni dla Twojej firmy. Ten przewodnik obejmie wszystko, co musisz wiedzieć, więc zanurzmy się w nim!

Przegląd systemów POS

systemy POS spełniają wszystkie podstawowe funkcje tradycyjnych kas fiskalnych, takie jak dzwonienie do sprzedaży, przetwarzanie zwrotów, skanowanie produktów, obliczanie podatków i drukowanie paragonów – ale robią też o wiele więcej. Główną różnicą między standardową kasą a systemem punktów sprzedaży jest to, że system POS pozwala właścicielom firm zarządzać prawie każdym aspektem swojej działalności poza tym, co dzieje się w punkcie sprzedaży.

podobnie jak konfiguracja komputera, każdy system POS zawiera dwa komponenty-sprzęt POS i oprogramowanie POS. Oprogramowanie punktu sprzedaży jest pobierane na sprzęt, podobnie jak umieszczanie programu Microsoft Word na komputerze lub pobieranie aplikacji na urządzeniu mobilnym.

sprzęt składa się z specjalnie zbudowanego komputera, Zwykle z Ekranem dotykowym i różnymi akcesoriami peryferyjnymi, takimi jak drukarki paragonów, skanery kodów kreskowych, szuflady kasowe itp.

rodzaje oprogramowania POS

oprogramowanie zainstalowane w systemie POS jest komponentem, który sprawia, że system działa i zarządza codziennymi operacjami. Różne rodzaje firm, takie jak restauracje i sklepy detaliczne, wymagają różnych możliwości operacyjnych od swoich systemów POS. Istnieje wiele rodzajów oprogramowania POS i ważne jest, aby rozpoznać, który z nich jest odpowiedni dla Twojej firmy.

oprogramowanie detaliczne POS

oprogramowanie detaliczne POS jest dostosowane do potrzeb sklepu stacjonarnego sprzedającego produkty. Detaliczne systemy POS oferują detalistom unikalne funkcje, takie jak zaawansowana matryca zapasów, która obsługuje wiele atrybutów.

niektóre inne funkcje, które może zawierać detaliczny system POS, to:

  • tworzenie zamówień zakupu dla przedmiotów w ekwipunku, które spadają poniżej określonej kwoty
  • możliwość tworzenia rejestrów prezentów na wesela, prysznice dla dzieci i inne duże kamienie milowe
  • programy rozkładowe dla przedmiotów w wyższej cenie

oprogramowanie POS restauracji

niezależnie od tego, czy prowadzisz zakład z pełną obsługą lub fast-casual restauracja, będziesz potrzebować systemu POS, aby dopasować się do konkretnych potrzeb w branży spożywczej. Pod względem operacyjnym Restauracja bardzo różni się od handlu detalicznego, a system punktów sprzedaży musi to odzwierciedlać.

w przypadku restauracji z pełną obsługą system POS powinien być w stanie otworzyć bilet, umożliwić ciągłe dodawanie przedmiotów i zamknąć czek, gdy klient skończy posiłek i będzie gotowy do zapłaty.

system powinien być w stanie wysyłać zamówienia z przodu domu, kierować je do tyłu domu za pomocą drukarki kuchennej lub kuchennego systemu wyświetlania (KDS) do odpowiedniej stacji przygotowawczej.

oprogramowanie POS restauracji powinno być elastyczne w użyciu z urządzeniami mobilnymi i rozwiązaniami płatności zbliżeniowych jako rozszerzenie systemu POS. Posiadanie tych opcji otwiera restaurację na możliwości, które maksymalizują Twoją firmę, takie jak SkyTab do odbioru, dostawy i płatności zbliżeniowych.

oprogramowanie POS restauracji zapewnia płynny przepływ informacji w czasie rzeczywistym, dzięki czemu proces gastronomiczny może przebiegać tak płynnie, jak to możliwe, aby zapewnić najwyższą satysfakcję klienta i łatwość obsługi dla pracowników.

oprogramowanie salonu POS

salony i spa wymagają oprogramowania POS, które różni się od dwóch poprzednich, które omówiliśmy powyżej. Salony oferują połączenie usług i produktów do odsprzedaży. W dużej mierze polegają również na rezerwacji wizyt, dlatego tak ważne jest, aby mieć odpowiednie oprogramowanie do unikalnych potrzeb salonów i spa.

niektóre ważne funkcje, których należy szukać w systemie POS salonu to:

  • planowanie wizyt Online dla klientów w celu zaplanowania spotkań w ich wygody
  • przypomnienia e-mailowe i tekstowe przypominające klientom o zbliżających się spotkaniach
  • Zarządzanie Walk-in w celu obsługi klientów walk-in w oparciu o dostępność dostawców usług.

Sprzęt POS

teraz, gdy omówiliśmy podstawy trzech dużych kategorii oprogramowania POS, porozmawiajmy o sprzęcie. W większości przypadków sprzęt POS jest na ogół taki sam w różnych branżach. Jednak niektóre urządzenia peryferyjne mogą się nieznacznie różnić w zależności od konkretnej konfiguracji.

  • Szuflada kasowa do przechowywania gotówki i zapewnienia bezpieczeństwa Twoich środków
  • dotykowy monitor lub tablet do wyświetlania danych twojej firmy
  • skaner kodów kreskowych do skanowania unikalnych kodów kreskowych produktów w punkcie sprzedaży
  • czytnik kart kredytowych umożliwiający klientom sfinalizowanie zakupów kartą debetową lub kredytową
  • wyświetlacz klienta
  • drukarka paragonów do drukowania paragonów dla klientów, którzy wolą paragony papierowe niż paragony elektroniczne

kompletny system pos

kiedy łączysz oprogramowanie POS i sprzęt, tworzy to kompletny system POS. Jeśli jednak chodzi o funkcjonalność systemu punktów sprzedaży, istnieje kilka różnych sposobów jego struktury.

systemy POS oparte na chmurze

od niedawna systemy POS oparte na chmurze są szalejące. Systemy te przechowują dane na zdalnych serwerach (zwanych również „chmurą”), dzięki czemu wszystkie informacje są dostępne za pośrednictwem Internetu i dedykowanego portalu systemu lub panelu administracyjnego. Ten rodzaj oprogramowania wymaga połączenia z Internetem do działania i umożliwia właścicielom firm dostęp do danych w dowolnym miejscu i czasie, w podróży lub w fizycznej lokalizacji sklepu.

oparte na serwerze lub starsze systemy POS

starsze systemy POS to tradycyjne rozwiązania punktowe, które istnieją od lat. Systemy te działają podobnie do zapisywania plików w folderze na laptopie, więc dane nie są dostępne przez internet. W przeciwieństwie do systemu opartego na chmurze, działają one na lokalnym serwerze, na którym przechowywane są wszystkie informacje o Twojej firmie.

Hybrydowe systemy POS

pomyśl o hybrydowych systemach POS jako systemie typu „najlepszy z obu światów”, ponieważ te systemy POS łączą przechowywanie danych w chmurze i przechowywanie na miejscu. Technologia chmury hybrydowej zapewnia korzyści płynące z chmury, takie jak raportowanie w czasie rzeczywistym i nadmiarowe tworzenie kopii zapasowych, przy jednoczesnym zachowaniu zalet systemu lokalnego, w tym większej szybkości i możliwości działania w przypadku awarii Internetu.

otwarte systemy POS

ten typ systemu POS zapewnia użytkownikom pełną kontrolę nad całkowitym dostosowaniem oprogramowania, ale wymaga wiedzy technicznej do konfiguracji. Jest przeznaczony dla doświadczonych technicznie właścicieli firm. Chociaż jest to bardziej konfigurowalny wybór, dane POS są przechowywane w lokalizacji firmy, a nie na zdalnych serwerach. Oznacza to, że dostęp do informacji można uzyskać tylko za pośrednictwem systemu w fizycznej lokalizacji.

mobilne systemy POS

mobilne systemy POS wykorzystują tablety lub inne urządzenia mobilne, aby zapewnić pracownikom elastyczność w przyjmowaniu zamówień i realizacji transakcji z dowolnego miejsca w Twojej firmie. Systemy te mogą być stosowane jako samodzielne urządzenie dla mniejszych sklepów lub kawiarni lub jako uzupełnienie stacjonarnego systemu POS dla większych restauracji i innych firm.

Integracja mobilnych systemów POS w Twojej restauracji zwiększa obroty stołów i ogólny przepływ Twojej firmy.

co to jest system POS klient płacący w kawiarni

czego szukać w systemie POS

chociaż systemy POS będą się różnić w zależności od branży, istnieje kilka kluczowych cech, o których należy pamiętać, rozpoczynając badanie dostawców punktów sprzedaży.

Zarządzanie zapasami

niezależnie od tego, czy jest to mały sklep detaliczny, restauracja z pełną obsługą, czy salon, śledzenie zapasów ma kluczowe znaczenie dla Twojego sukcesu. Wiedząc, co trzeba zamówić i kiedy będzie Cię zorganizowane i opłacalne. Zbyt duża ilość zapasów pod ręką może utrudnić przepływ środków pieniężnych, aw przypadku restauracji może spowodować nadmierne marnowanie i zepsute jedzenie.

Twój system POS powinien zapewniać:

  • śledzenie zapasów, w tym atrybuty koloru/rozmiaru/stylu dla towarów detalicznych i surowców dla przemysłu spożywczego i napojów
  • śledź zapasy w różnych lokalizacjach, jeśli dotyczy
  • raport wyceny zapasów, aby wiedzieć, ile przepływów pieniężnych masz w magazynie
  • informacje o produkcie, które zawierają SKU do łatwego skanowania i szybkich transakcji w punkcie zakupu

zarządzanie pracownikami

wydajność twoich pracowników może bezpośrednio wpłynąć na sukces Twojej firmy. Posiadanie systemu, który śledzi wydajność każdego pracownika, pomaga określić, kto dobrze prosperuje, a kto potrzebuje trochę więcej szkoleń.

wraz z pomiarem sukcesu pracowników, Twój system POS powinien:

  • Zezwalaj na bezpieczne Indywidualne logowanie pracowników
  • przypisuj uprawnienia oparte na zadaniach i indywidualne uprawnienia użytkowników
  • Twórz i modyfikuj harmonogramy pracowników
  • śledź godziny pracy pracowników, aby uzyskać dokładne koszty pracy

Zarządzanie klientami

, aby zwiększyć długowieczność firmy, wspierać lojalnych klientów i rozszerzenie bazy klientów ma kluczowe znaczenie. Znajomość klientów i ich nawyków zakupowych otwiera możliwości bardziej spersonalizowanego marketingu. Z kolei to sprawia, że wracają raz po raz.

utworzenie silnej bazy danych klientów można zrobić, wykorzystując te funkcje zarządzania klientami:

  • Twórz i zarządzaj programami lojalnościowymi klientów
  • zbieraj informacje o klientach, takie jak imię i nazwisko, urodziny, numer telefonu i adres e-mail
  • użyj e-mail marketingu, aby informować klientów o promocjach i innych nadchodzących wydarzeniach
  • Śledź historię zakupów każdego klienta i korzystaj z tych informacji, aby tworzyć bardziej spersonalizowane promocje

raporty sprzedaży POS

musisz znać dane dotyczące sprzedaży swojej firmy, a także informacje o zapasach, klientach i pracownikach. W miarę rozwoju Twojej firmy potrzeba dodatkowych informacji na temat wskaźników sprzedaży będzie nieoceniona.

szczegółowe raporty sprzedaży POS dają unikalne informacje, takie jak:

  • liczba sprzedanych pozycji i całkowity koszt
  • raporty sprzedaży oparte na produkcie, ramach czasowych i pracownikach
  • zysk netto i marża brutto
  • procent zysku

integracje Firm Zewnętrznych

jeśli chodzi o systemy punktów sprzedaży, dzieje się znacznie więcej niż na pierwszy rzut oka. System POS jest centrum wszystkich działań biznesowych. W związku z tym aplikacje innych firm, takie jak oprogramowanie płacowe, platformy e-mail marketingowe, zamówienia online i usługi dostarczania żywności, powinny bezproblemowo integrować się z oprogramowaniem POS, aby zwiększyć wydajność operacji.

dzięki odpowiedniemu systemowi POS aplikacje powinny być w stanie automatycznie udostępniać informacje bez konieczności ręcznej interwencji.

na przykład aplikacja innej firmy, taka jak DoorDash, powinna zintegrować się z Twoim systemem POS, aby umożliwić klientom składanie zamówień z twojego menu za pośrednictwem aplikacji. Zamówienie jest następnie wysyłane bezpośrednio do systemu POS i kuchni w celu realizacji i płatności bez wykonywania przez pracowników żadnych dodatkowych kroków.

Mobilny Portfel i opcje płatności zbliżeniowych

teraz bardziej niż kiedykolwiek płatności zbliżeniowe stają się normą w większości firm. Wraz ze wzrostem oczekiwań konsumentów wobec warunków Ultra sanitarnych, sensowne jest tylko to, że płatności zbliżeniowe będą nadal rosły w punkcie sprzedaży.

większość systemów POS ma oddzielny, ale zintegrowany terminal płatniczy. Upewnij się, że ten czytnik kart kredytowych może akceptować nie tylko tradycyjne transakcje magstripe (swipe), ale także karty EMV (chip) i płatności zbliżeniowe NFC.

ile kosztuje System POS?

kupując system POS, najlepszym sposobem na to jest inwestycja. To nie jest coś, co kupisz, użyjesz przez kilka dni, a potem wyrzucisz na bok. Jest to coś, z czego ty i Twoi pracownicy będziecie korzystać dzień w dzień i polegać na kluczowym elemencie infrastruktury biznesowej. To coś, czego klienci oczekują, aby zobaczyć w punkcie zakupu. To, co pomoże ułatwić sprzedaż i zarządzać codziennymi operacjami.

koszty sprzętu

jeśli to możliwe, zawsze staraj się kupić pakiet sprzętu POS, który obejmuje system punktu sprzedaży oraz dodatkowe urządzenia peryferyjne, których potrzebujesz. Łączenie w Pakiety pomoże ci uzyskać najbardziej opłacalną ofertę i wszystko jest zgodne.

koszt sprzętu POS jest w dużym stopniu zależny od konkretnych potrzeb Twojej firmy i pożądanej konfiguracji.

Weźmy na przykład restauracje. Tradycyjnie restauracje z pełnym zakresem usług mają wiele punktów sprzedaży strategicznie rozmieszczonych wokół jadalni. Ta konfiguracja umożliwia serwerom zapisanie zamówienia przy stole i szybkie przejście do najbliższego systemu POS i wprowadzenie go. Gdy masz wiele serwerów na podłodze,nie możesz pozwolić im czekać w kolejce do korzystania z systemu POS, ponieważ spowolni to obsługę. Co z kolei będzie dla niektórych niezadowolonych klientów.

po drugiej stronie monety firmy detaliczne mogą mieć tylko jeden punkt sprzedaży przy kasie.

bez względu na konfigurację, możesz spodziewać się wypłaty w dowolnym miejscu od kilkuset dolarów do kilku tysięcy dolarów za Pakiet systemu POS — z wyjątkiem systemu POS Harbortouch.

rozumiemy, że możesz nie mieć przepływów pieniężnych, aby rozłożyć tysiące dolarów w kosztach początkowych, zwłaszcza jeśli dopiero zaczynasz. Nasz darmowy program sprzętowy POS został zaprojektowany w celu zmniejszenia tego obciążenia dzięki naszemu sprzętowi klasy komercyjnej, który jest objęty dożywotnią gwarancją.

opłaty za oprogramowanie

podobnie jak każdy inny program komputerowy, musisz kupić pakiety oprogramowania, aby system POS działał. Opłaty za oprogramowanie różnią się w zależności od wielkości firmy i potrzeb, podobnie jak koszty sprzętu.

istnieją dwie popularne formy opłat związane z oprogramowaniem POS i są to:

  • jednorazowe opłaty licencyjne z dodatkowymi kosztami przyszłych aktualizacji i obsługi klienta lub wsparcia. Ta struktura jest popularna w starszych systemach POS.
  • miesięczne subskrypcje, które obejmują licencjonowanie, aktualizacje i wsparcie dla bardziej przyjaznej dla budżetu miesięcznej opłaty.

w Harbortouch oferujemy zarówno oprogramowanie, jak i sprzęt (oraz programowanie, instalację i wsparcie) za jeden niski miesięczny koszt-bez blokowania cię w długoterminową umowę! Jest to najniższy koszt posiadania dla każdego systemu POS na rynku.

inne usługi

chociaż opłaty za sprzęt i oprogramowanie są dość proste, zwróć uwagę na dodatkowe opłaty, które mogą mieć wpływ na całkowity koszt posiadania, takie jak:

  • opłaty za programowanie, konfigurację i instalację
  • opłaty za obsługę i konserwację
  • opłaty leasingowe lub najmu, jeśli mają zastosowanie
  • opłaty za wsparcie
  • opłaty za wcześniejsze rozwiązanie Umowy
  • stawki przetwarzania płatności

myśli końcowe

znalezienie idealnego systemu POS dla Twojej firmy może początkowo wydawać się trudnym zadaniem, ale nie musi tak być. Dzięki pewnym badaniom i podstawowej wiedzy na temat działania systemów punktów sprzedaży będziesz w stanie dokonać właściwego wyboru dla swojej firmy.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.