varför du behöver köra en Timelog (och hur man gör det)

Ledger

om någon stjäl 50 dollar om dagen från ditt bankkonto, skulle du vilja veta om det, eller hur? Vad händer om någon stjäl tre eller fyra timmar från din fritid? Tänk om den personen var du?

en timelog är en enkel enhet för att spåra var din tid går. Genom att regelbundet köra en timelog kan du veta exakt var din tid går. Och i en hektisk värld när åtaganden hopar sig, timelogs kan hjälpa dig att förstå vad man ska eliminera för att hålla ditt förstånd.

varför köra en Timelog är avgörande

hur bra är du på att gissa var din tid går? Jag är säker på att de flesta av oss skulle vilja tro att vi är ganska bra på att förutsäga vad som äter upp vår tid. Efter att ha gjort många timelogs tror jag dock inte att detta är fallet. Ofta uppgifter du kände tog väldigt lite tid stjäla enorma mängder av din dag medan större uppgifter kan slutföras förvånansvärt snabbt.

du vet inte vart din tid går.

att köra en timelog är bättre än gissningar. Exakt kör en timelog kan berätta:

  1. hur stor del av din tid spenderas i olika aktiviteter. Hur mycket jobbar du, spelar, läser eller kör ärenden varje dag?
  2. vilken organisationsnivå är din tid i? Är dina aktiviteter sorterade logiskt för att spara tid och maximera en vila/arbetscykel? Eller är de utspridda och avbrutna så ofta är det konstigt att du får något åstadkommit?
  3. vad de hemliga tidstjuvarna och Värdeskaparna är dolda i din rutin.

Timelogging 101

grunderna för att köra en timelog är enkla. Allt du behöver är:

  • anteckningsblock
  • penna
  • Excel/Google Docs/Open Office Calc eller något annat kalkylprogram

ange en period på minst en dag för din timelog. Jag är för närvarande i mitten av en veckolång timelog utformad för att fånga de irriterande en gång i veckan aktiviteter som ofta blir missade i mina dagliga timelogs.

skriv ner när du byter aktiviteter på din anteckningsblock. Om du är ny på timelogging, försök att fånga huvudaktivitetsändringarna. Badrumsbrott eller växling mellan olika delar av samma uppgift gör tidloggning mer komplicerad än den behöver vara.

slutligen sortera alla dina uppgifter på ett kalkylprogram. Jag har hittat att kategorisera olika aktiviteter i allmänna och specifika områden hjälper mig att sortera data. Du borde kunna komma med ett talvärde för hur många timmar som spenderas på en viss uppgift och kategori. Från detta kan du komma med procentsatser som en total tid.

analysera Timelog

med uppdelningen av din dagliga rutin måste du börja leta efter förbättringspunkter. Även om vissa siffror kan hoppa ut på dig helt enkelt genom att titta på rådata, andra kan döljas i massan av statistik.

här är några saker att leta efter:

  1. värde / tidsförhållanden-att tillskriva ett värde till uppgifter som tjänar helt olika funktioner är nästan omöjligt. Du kan dock jämföra värde / tidsförhållanden inom kategorier. Du kan till exempel jämföra skillnaden i tid som spenderas på en affärsverksamhet mot en annan. Du kan också jämföra din underhållningstid för att se var de bästa investeringarna var.
  2. organisatoriska problem – utförs uppgifter till stor del i en bit eller är det ofta avbrott? Är uppgifter satsade eller spridda över längre tidsperioder? Sortera igenom dina uppgifter för att se om en annan rutin kan vara mer fördelaktig.
  3. Vad är förbrukningsbart? – Titta igenom tidsutgifter, fråga dig själv vilka aktiviteter som kan elimineras när du får slut på tid? Att nominera vilka uppgifter som kan användas i upptagna tider kan hålla dig frisk när ditt schema blir galet.
  4. felplacerade prioriteringar – om skolan är din huvudprioritet, bör din fritid ägnas åt det. När dina prioriteringar inte återspeglar vad du ser i siffror betyder det att din rutin inte är acceptabel för att nå dina mål.

analys till handling

det sista steget är att ta dina data och köra ett experiment för att göra förbättringar. Experimentera med olika rutiner och produktivitetsstrategier kommer att ha en direkt inverkan på din timelog. Här är några förslag för att köra ett experiment:

  1. en förändring i taget. Fokusera på en förändring av din rutin, inte flera. Detta fokus kommer att göra förändringen mer sannolikt att ta tag och låta alla resultat du får vara mer meningsfulla.
  2. Mät i slutet. Gör en annan kort timelog och jämför den med din första. Skapade förändringen de förbättringar du ville ha? Ibland kan en förändring för att öka produktiviteten faktiskt göra motsatsen om det dränerar din energi.
  3. Timelog varannan månad. Hur ofta du timelog beror på ditt utrymme för förbättring. Om tidigare tidsloggar visar att du sannolikt kommer att göra många misstag som hanterar din tid, kan du köra en med några veckors mellanrum när du organiserar ditt schema. Om du redan är effektiv är det bara en snabb inställning att köra en varannan månad för att du ska hålla dig på rätt spår.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.