Warum Sie ein Timelog ausführen müssen (und wie es geht)

 Ledger

Wenn jemand 50 Dollar pro Tag von Ihrem Bankkonto stehlen würde, würden Sie es wissen wollen, oder? Was wäre, wenn jemand drei oder vier Stunden aus Ihrer Freizeit stehlen würde? Was wäre, wenn diese Person du wärst?

Ein Zeitprotokoll ist ein einfaches Gerät, um zu verfolgen, wohin Ihre Zeit geht. Wenn Sie regelmäßig ein Zeitprotokoll ausführen, wissen Sie genau, wohin Ihre Zeit geht. Und in einer geschäftigen Welt, in der sich Verpflichtungen häufen, können Zeitprotokolle Ihnen helfen zu verstehen, was Sie beseitigen müssen, um Ihre geistige Gesundheit zu erhalten.

Warum das Ausführen eines Zeitprotokolls entscheidend ist

Wie gut können Sie erraten, wohin Ihre Zeit geht? Ich bin sicher, die meisten von uns würden gerne glauben, dass wir ziemlich gut vorhersagen können, was unsere Zeit verschlingt. Nach vielen Timelogs glaube ich jedoch nicht, dass dies der Fall ist. Oft stehlen Aufgaben, von denen Sie glaubten, dass sie sehr wenig Zeit in Anspruch nahmen, große Mengen aus Ihrem Tag, während größere Aufgaben überraschend schnell erledigt werden können.

Sie wissen nicht, wohin Ihre Zeit geht.

Das Ausführen eines Zeitprotokolls ist besser als Rätselraten. Genaues Ausführen eines Zeitprotokolls kann Ihnen sagen:

  1. Welcher Anteil Ihrer Zeit wird für verschiedene Aktivitäten aufgewendet. Wie viel arbeitest, spielst, liest oder erledigst du jeden Tag?
  2. In welcher Organisationsebene befindet sich Ihre Zeit? Sind Ihre Aktivitäten logisch sortiert, um Zeit zu sparen und einen Ruhe- / Arbeitszyklus zu maximieren? Oder sind sie so oft verstreut und unterbrochen, dass es ein Wunder ist, dass Sie etwas erreichen?
  3. Was die geheimen Zeitverschwender und Wertschöpfer in Ihrer Routine verbergen.

Timelogging 101

Die Grundlagen zum Ausführen eines Timelogs sind einfach. Alles was Sie brauchen ist:

  • Notizblock
  • Stift
  • Excel / Google Docs / Open Office Calc oder ein anderes Tabellenkalkulationsprogramm

Legen Sie einen Zeitraum von mindestens einem Tag für Ihr Zeitprotokoll fest. Ich bin gerade mitten in einem einwöchigen Timelog, um diese lästigen Aktivitäten einmal pro Woche zu erfassen, die in meinen täglichen Timelogs oft übersehen werden.

Notieren Sie, wann immer Sie Aktivitäten auf Ihrem Notizblock wechseln. Wenn Sie neu in der Zeitaufzeichnung sind, versuchen Sie, die Hauptaktivitätsänderungen zu erfassen. Badezimmerpausen oder das Wechseln zwischen verschiedenen Abschnitten derselben Aufgabe machen das Timelogging komplizierter als es sein muss.

Sortieren Sie schließlich alle Ihre Aufgaben in ein Tabellenkalkulationsprogramm. Ich habe festgestellt, dass die Kategorisierung verschiedener Aktivitäten in allgemeine und spezifische Bereiche mir hilft, die Daten zu sortieren. Sie sollten in der Lage sein, einen Zahlenwert für die Anzahl der Stunden zu finden, die für eine bestimmte Aufgabe und Kategorie aufgewendet wurden. Daraus können Sie Prozentsätze als Gesamtzeitaufwand ermitteln.

Analyse des Zeitprotokolls

Mit der Aufschlüsselung Ihrer täglichen Routine müssen Sie nach Verbesserungspunkten suchen. Obwohl einige Zahlen einfach durch Betrachten der Rohdaten auf Sie herausspringen, können andere in der Masse der Statistiken verborgen sein.

Hier sind ein paar Dinge zu suchen:

  1. Wert / Zeit-Verhältnisse – Es ist fast unmöglich, Aufgaben, die völlig unterschiedlichen Funktionen dienen, einen Wert zuzuschreiben. Sie können jedoch Wert / Zeit-Verhältnisse innerhalb von Kategorien vergleichen. Sie können beispielsweise den Zeitunterschied zwischen der Arbeit an einer Geschäftsaktivität und einer anderen vergleichen. Sie können auch Ihre Unterhaltungszeit vergleichen, um zu sehen, wo die besten Investitionen waren.
  2. Organisatorische Probleme – Werden Aufgaben weitgehend in einem Block erledigt oder gibt es häufige Unterbrechungen? Werden Aufgaben gebündelt oder über längere Zeiträume verteilt? Sortieren Sie Ihre Aufgaben, um festzustellen, ob eine andere Routine vorteilhafter sein könnte.
  3. Was ist entbehrlich? – Wenn Sie sich die Zeitausgaben ansehen, fragen Sie sich, welche Aktivitäten eliminiert werden können, wenn Ihnen die Zeit ausgeht? Wenn Sie festlegen, welche Aufgaben in arbeitsreichen Zeiten entbehrlich sind, können Sie gesund bleiben, wenn Ihr Zeitplan verrückt wird.
  4. Falsche Prioritäten – Wenn die Schule Ihre Hauptpriorität ist, sollte die meiste Freizeit darauf verwendet werden. Wenn Ihre Prioritäten nicht das widerspiegeln, was Sie in Zahlen sehen, bedeutet dies, dass Ihre Routine nicht akzeptabel ist, um Ihre Ziele zu erreichen.

Analyse zum Handeln

Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Daten zu nehmen und ein Experiment durchzuführen, um Verbesserungen vorzunehmen. Das Experimentieren mit verschiedenen Routinen und Produktivitätsstrategien hat direkte Auswirkungen auf Ihr Zeitprotokoll. Hier sind einige Vorschläge zum Ausführen eines Experiments:

  1. Eine Änderung nach der anderen. Konzentriere dich auf eine Änderung deiner Routine, nicht auf mehrere. Dieser Fokus wird die Veränderung wahrscheinlicher machen und alle Ergebnisse, die Sie erhalten, bedeutungsvoller machen.
  2. Messen Sie am Ende. Machen Sie ein weiteres kurzes Timelog und vergleichen Sie es mit Ihrem ersten. Hat die Änderung die gewünschten Verbesserungen bewirkt? Manchmal kann eine Änderung zur Steigerung der Produktivität das Gegenteil bewirken, wenn sie Ihre Energie verbraucht.
  3. Timelog alle paar Monate. Wie oft Sie Timelog hängt von Ihrem Raum für Verbesserungen. Wenn vergangene Zeitprotokolle zeigen, dass Sie wahrscheinlich viele Fehler bei der Verwaltung Ihrer Zeit machen, kann das Ausführen einer alle paar Wochen Ihnen den Vorteil bei der Organisation Ihres Zeitplans verschaffen. Wenn Sie bereits effizient sind, ist das Ausführen einer alle paar Monate nichts anderes als eine schnelle Abstimmung, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg bleiben.

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