Was ist ein Kassensystem? Ein Leitfaden zur Auswahl des besten Point of Sale

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Wenn Sie bereit sind, ein neues Geschäft zu eröffnen, ist es entscheidend, ein Point-of-Sale-System (POS) einzurichten, um Ihre Türen zu öffnen und langfristig erfolgreich zu sein. Leider denken die meisten Kleinunternehmer erst darüber nach, wenn es zu spät ist.

Ein Kassensystem ist etwas, das Sie im Voraus planen müssen. Sie können es nicht einfach online bestellen und erwarten, dass es am nächsten Tag vor Ihrer Haustür erscheint, komplett programmiert und einsatzbereit. So funktioniert es nicht. Das Beste, was Sie tun können, ist, den Überprüfungsprozess eher früher als später zu starten.

Bevor Sie jedoch mit Ihrer Recherche beginnen, ist es wichtig zu verstehen, was ein POS-System ist und wie Sie das richtige für Ihr Unternehmen auswählen. Dieser Leitfaden deckt alles ab, was Sie wissen müssen, also lassen Sie uns gleich eintauchen!

Kassensysteme im Überblick

Kassensysteme erfüllen alle grundlegenden Funktionen herkömmlicher Registrierkassen, wie z. B. das Anrufen von Verkäufen, die Verarbeitung von Retouren, das Scannen von Produkten, die Berechnung von Steuern und das Drucken von Belegen – aber sie leisten noch viel mehr. Der Hauptunterschied zwischen Ihrer Standard-Registrierkasse und einem POS-System besteht darin, dass ein POS-System es Geschäftsinhabern ermöglicht, fast jeden Aspekt ihres Geschäfts über das hinaus zu verwalten, was am Point of Sale passiert.

Wie die Einrichtung eines Computers umfasst jedes Kassensystem zwei Komponenten – POS-Hardware und POS-Software. Die Point-of-Sale-Software wird auf die Hardware heruntergeladen, ähnlich wie Sie Microsoft Word auf Ihren Computer laden oder eine App auf Ihr Mobilgerät herunterladen.

Die Hardware besteht aus einem speziell angefertigten Computer, typischerweise mit einem Touchscreen-Monitor, und verschiedenen Peripheriegeräten wie Belegdruckern, Barcodescannern, Kassenschubladen usw.

Arten von POS-Software

Die auf Ihrem POS-System installierte Software ist die Komponente, die das System funktionsfähig macht und Ihren täglichen Betrieb verwaltet. Verschiedene Arten von Unternehmen, wie Restaurants und Einzelhandelsgeschäfte, erfordern unterschiedliche Betriebsfähigkeiten von ihren POS-Systemen. Es gibt mehrere Arten von POS-Software, und es ist wichtig zu erkennen, welche für Ihr Unternehmen geeignet ist.

POS-Software für den Einzelhandel

Die POS-Software für den Einzelhandel ist auf die Bedürfnisse eines stationären Geschäfts zugeschnitten, das Produkte verkauft. POS-Systeme für den Einzelhandel bieten Einzelhändlern einzigartige Funktionen wie eine erweiterte Bestandsmatrix, die mehrere Attribute unterstützt.

Einige andere Funktionen, die das POS-System für den Einzelhandel enthalten könnte, sind:

  • Bestellerstellung für Artikel in Ihrem Inventar, die unter einen vorgegebenen Betrag fallen
  • Die Möglichkeit, Geschenkregister für Hochzeiten, Babypartys und andere große Meilensteine zu erstellen
  • Layaway-Programme für höherpreisige Artikel

Restaurant POS-Software

Unabhängig davon, ob Sie eine Full-Service-Einrichtung oder ein Fast-Food-Restaurant im Restaurant benötigen Sie ein Kassensystem, das Ihren spezifischen Anforderungen in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie entspricht. Operativ unterscheidet sich ein Restaurant stark von einem Einzelhandelsgeschäft, und Ihr Point-of-Sale-System muss dies widerspiegeln.

Für Full-Service-Restaurants sollte ein Restaurant-Kassensystem in der Lage sein, ein Ticket zu öffnen, kontinuierlich Artikel hinzuzufügen und den Scheck zu schließen, wenn der Kunde seine Mahlzeit beendet und bereit ist zu zahlen.

Das System sollte in der Lage sein, Bestellungen im Vorderhaus anzurufen und über einen Küchendrucker oder ein Küchenanzeigesystem (KDS) an die entsprechende Vorbereitungsstation im Hinterhaus weiterzuleiten.

POS-Software für Restaurants sollte flexibel mit mobilen Geräten und kontaktlosen Zahlungslösungen als Erweiterung Ihres POS-Systems verwendet werden können. Diese Optionen eröffnen Ihrem Restaurant Möglichkeiten, die Ihr Geschäft maximieren, z. B. SkyTab für die Abholung, Lieferung und kontaktlose Zahlungen am Straßenrand.

Die POS-Software für Restaurants sorgt für einen nahtlosen Fluss von Echtzeitinformationen, sodass der Speiseprozess so reibungslos wie möglich ablaufen kann, um die Kundenzufriedenheit und Benutzerfreundlichkeit für die Mitarbeiter zu gewährleisten.

Salon-POS-Software

Salons und Spas benötigen eine POS-Software, die sich von den beiden oben beschriebenen unterscheidet. Salons bieten eine Kombination von Dienstleistungen und Produkten für den Weiterverkauf. Sie verlassen sich auch stark auf die Terminbuchung, weshalb es so wichtig ist, die richtige Software für die individuellen Bedürfnisse von Salons und Spas zu haben.

Einige herausragende Merkmale, nach denen Sie in einem Salon-Kassensystem suchen müssen, sind:

  • Online-Terminplanung für Kunden, um Termine nach Belieben zu planen
  • E-Mail- und Texterinnerungen, um Kunden an ihre bevorstehenden Termine zu erinnern
  • Walk-In-Management zur Bearbeitung von Walk-In-Kunden basierend auf der Verfügbarkeit von Dienstleistern.

POS-Hardware

Nachdem wir nun die Grundlagen der drei großen Kategorien von POS-Software behandelt haben, sprechen wir über Hardware. POS-Hardware ist in der Regel branchenübergreifend gleich. Einige der Peripheriegeräte können jedoch je nach Ihrem spezifischen Setup geringfügig variieren.

  • Eine Kassenschublade zur Aufbewahrung von Bargeld und zur Gewährleistung der Sicherheit Ihres Geldes
  • Ein Touchscreen-Monitor oder Tablet zum Anzeigen der Daten Ihres Unternehmens
  • Ein Barcodescanner zum Scannen des eindeutigen Barcodes Ihrer Produkte am Point of Sale
  • Ein Kreditkartenleser, mit dem Kunden ihre Einkäufe mit einer Debit- oder Kreditkarte abschließen können
  • Ein Kundenbildschirm zum Anzeigen kunden, um die Summe für ihre Transaktion anzuzeigen
  • Ein Belegdrucker zum Drucken von Belegen für Kunden, die Papierbelege gegenüber elektronischen Belegen bevorzugen

Ein komplettes Kassensystem

Wenn Sie POS-Software und -Hardware kombinieren, ergibt dies ein vollständiges POS-System. Wenn es jedoch um die Funktionsfähigkeit eines Point-of-Sale-Systems geht, gibt es verschiedene Möglichkeiten, es zu strukturieren.

Cloud-basierte POS-Systeme

In letzter Zeit sind Cloud-basierte POS-Systeme der letzte Schrei. Diese Systeme speichern Daten auf Remote-Servern (auch bekannt als „Cloud“) und machen alle Informationen über das Internet und das dedizierte Portal oder Backoffice des Systems zugänglich. Diese Art von Software erfordert eine Internetverbindung und ermöglicht es Geschäftsinhabern, jederzeit und überall auf Daten zuzugreifen, egal ob unterwegs oder am physischen Standort des Geschäfts.

Serverbasierte oder Legacy-POS-Systeme

Legacy-POS-Systeme sind die traditionellen Point-of-Sale-Lösungen, die es seit Jahren gibt. Diese Systeme funktionieren ähnlich wie das Speichern von Dateien in einem Ordner auf Ihrem Laptop, sodass die Daten nicht über das Internet zugänglich sind. Im Gegensatz zu einem Cloud-basierten System arbeiten sie auf einem lokalen Server, auf dem alle Informationen Ihres Unternehmens gespeichert sind.

Hybride Kassensysteme

Stellen Sie sich hybride Kassensysteme als das „Beste aus beiden Welten“ vor, da diese Kassensysteme Cloud-Datenspeicher und POS-Speicher vor Ort kombinieren. Die Hybrid-Cloud-Technologie bietet die Vorteile der Cloud wie Echtzeitberichte und redundante Backups, während die Vorteile eines lokalen Systems beibehalten werden, einschließlich einer höheren Geschwindigkeit und der Möglichkeit, bei Ausfall des Internets zu arbeiten.

Open-Source-Kassensysteme

Diese Art von Kassensystem bietet Benutzern die volle Kontrolle über die vollständige Anpassung der Software, erfordert jedoch technisches Fachwissen für die Einrichtung. Es richtet sich an technisch versierte Unternehmer. Dies ist zwar eine anpassbarere Wahl, Die POS-Daten werden jedoch an Ihrem Unternehmensstandort und nicht auf Remote-Servern gespeichert. Dies bedeutet, dass Sie nur über Ihr System an Ihrem physischen Standort auf die Informationen zugreifen können.

Mobile POS-Systeme

Mobile POS-Systeme verwenden Tablets oder andere mobile Geräte, um Ihren Mitarbeitern die Flexibilität zu bieten, Bestellungen entgegenzunehmen und Transaktionen von überall in Ihrem Unternehmen abzuschließen. Diese Systeme können als eigenständiges Gerät für kleinere Geschäfte oder Cafes oder als Ergänzung zu einem stationären Kassensystem für größere Restaurants und andere Unternehmen verwendet werden.

Die Integration mobiler Kassensysteme in Ihr Restaurant erhöht die Tischsicherheit und den Gesamtfluss Ihres Unternehmens.

Was ist ein POS-System_kunde, der im Cafe zahlt

Was in einem POS-System zu suchen ist

Obwohl POS-Systeme von Branche zu Branche unterschiedlich sind, sollten Sie bei der Suche nach Point-of-Sale-Anbietern einige wichtige Funktionen beachten.

Bestandsverwaltung

Ob es sich um ein kleines Einzelhandelsgeschäft, ein Full-Service-Restaurant oder einen Salon handelt, die Verfolgung des Inventars ist für Ihren Erfolg von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie wissen, was Sie wann bestellen müssen, bleiben Sie organisiert und profitabel. Zu viel Lagerbestand kann Ihren Cashflow behindern, und im Falle von Restaurants kann dies zu überschüssigem Abfall und verdorbenem Essen führen.

Ihr Kassensystem sollte:

  • Bestandsverfolgung einschließlich Farb- / Größen- / Stilattributen für den Einzelhandel und Rohwaren für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie
  • Verfolgen Sie gegebenenfalls den Bestand an mehreren Standorten
  • Ein Inventarbewertungsbericht, um zu erfahren, wie viel von Ihrem Cashflow auf Lager ist
  • Produktinformationen mit einer SKU für einfaches Scannen und schnelle Transaktionen am Kaufort

Mitarbeiterführung

Die Leistung Ihrer Mitarbeiter kann den Erfolg Ihres Unternehmens direkt beeinflussen. Mit einem System, das die Leistung jedes Mitarbeiters verfolgt, können Sie feststellen, wer erfolgreich ist und wer etwas mehr Schulung benötigt.

Neben der Messung des Mitarbeitererfolgs sollte Ihr POS-System:

  • Ermöglichen Sie sichere individuelle Mitarbeiteranmeldungen
  • Weisen Sie jobbasierte Berechtigungen und individuelle Benutzerberechtigungen zu
  • Erstellen und ändern Sie Mitarbeiterzeitpläne
  • Verfolgen Sie die Mitarbeiterstunden für genaue Arbeitskosten

Kundenmanagement

Um die Langlebigkeit Ihres Unternehmens zu erhöhen, treue Kunden zu fördern und die Basis ist kritisch. Wenn Sie Ihre Kunden und ihre Kaufgewohnheiten kennen, eröffnen sich Möglichkeiten für personalisierteres Marketing. Dadurch kommen sie immer wieder zurück.

Der Aufbau einer starken Kundendatenbank kann durch die Verwendung dieser Kundenverwaltungsfunktionen erfolgen:

  • Erstellen und Verwalten von Kundenbindungsprogrammen
  • Sammeln Sie Kundeninformationen wie Name, Geburtstag, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
  • Verwenden Sie E-Mail-Marketing, um Kunden über Werbeaktionen und andere bevorstehende Ereignisse auf dem Laufenden zu halten
  • Verfolgen Sie die Kaufhistorie jedes Kunden und verwenden Sie diese Informationen, um persönlichere Werbeaktionen zu erstellen

POS-Verkaufsberichte

Sie müssen die Verkaufsmetriken Ihres Unternehmens sowie Einblicke in Inventar, Kunden und Mitarbeiter kennen. Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist der Bedarf an weiteren Informationen zu Ihren Verkaufsmetriken von unschätzbarem Wert.

Detaillierte POS-Verkaufsberichte geben Ihnen einzigartige Einblicke, wie:

  • Die Anzahl der verkauften Artikel und die Gesamtkosten
  • Verkaufsberichte basierend auf Produkt, Zeitrahmen und Mitarbeiter
  • Nettogewinn und Bruttomarge
  • Gewinnprozentsatz

Integrationen von Drittanbietern

Wenn es um Point-of-Sale-Systeme geht, ist viel mehr los, als man denkt. Ein Kassensystem ist das Zentrum all Ihrer Geschäftsaktivitäten. Daher sollten Anwendungen von Drittanbietern wie Gehaltsabrechnungssoftware, E-Mail-Marketing-Plattformen, Online-Bestell- und Lebensmittellieferdienste nahtlos in Ihre POS-Software integriert werden, um Ihre Abläufe effizienter zu gestalten.

Mit dem richtigen Kassensystem sollten Softwareanwendungen in der Lage sein, Informationen automatisch auszutauschen, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.

Beispielsweise sollte eine Drittanbieteranwendung wie DoorDash in Ihr Kassensystem integriert werden, damit Kunden über ihre App aus Ihrem Menü bestellen können. Die Bestellung wird dann direkt an Ihr Kassensystem gesendet und zur Vervollständigung und Zahlung verwendet, ohne dass Ihre Mitarbeiter zusätzliche Schritte ausführen müssen.

Mobile Wallet und kontaktlose Zahlungsoptionen

Kontaktloses Bezahlen wird in den meisten Unternehmen mehr denn je zur Norm. Da die Erwartungen der Verbraucher an ultrahygienische Bedingungen steigen, ist es nur sinnvoll, dass kontaktlose Zahlungen am Point of Sale weiter steigen werden.

Die meisten Kassensysteme verfügen über ein separates, aber integriertes Zahlungsterminal. Stellen Sie sicher, dass dieser Kreditkartenleser nicht nur herkömmliche Magnetstreifentransaktionen (Swipe), sondern auch EMV-Karten (Chip) und kontaktlose NFC-Zahlungen akzeptieren kann.

Wie viel kostet ein Kassensystem?

Wenn Sie ein Kassensystem kaufen, denken Sie am besten an eine Investition. Es ist nicht etwas, was du kaufen wirst, benutze es für ein paar Tage und wirf es dann beiseite. Es ist etwas, das Sie und Ihre Mitarbeiter tagtäglich nutzen und auf das Sie sich als kritischer Bestandteil der Geschäftsinfrastruktur verlassen werden. Es ist etwas, was Ihre Kunden am Point of Purchase erwarten. Dies erleichtert den Verkauf und die Verwaltung des täglichen Betriebs.

Hardwarekosten

Versuchen Sie nach Möglichkeit, ein POS-Hardwarepaket zu kaufen, das das Kassensystem sowie die zusätzlichen Peripheriegeräte enthält, die Sie benötigen. Durch die Bündelung können Sie sicherstellen, dass Sie das kostengünstigste Angebot erhalten und dass alles kompatibel ist.

Die Kosten für POS-Hardware hängen stark von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und der gewünschten Einrichtung ab.

Nehmen wir zum Beispiel Restaurants. Traditionell haben Full-Service-Restaurants mehrere Verkaufsstellen, die strategisch um den Essbereich herum platziert sind. Mit diesem Setup können Server eine Bestellung am Tisch notieren und schnell zum nächsten Kassensystem gehen und es eingeben. Wenn Sie mehrere Server auf dem Boden haben, können Sie sie nicht in der Schlange stehen lassen, um das Kassensystem zu verwenden, da dies den Service verlangsamt. Was wiederum für einige unzufriedene Kunden sorgen wird.

Auf der anderen Seite der Medaille dürfen Einzelhandelsunternehmen nur eine Verkaufsstelle an der Kasse haben.

Unabhängig von Ihrem Setup können Sie damit rechnen, zwischen ein paar hundert und ein paar tausend Dollar pro Kassensystempaket auszugeben — außer mit einem Harbortouch-Kassensystem.

Wir verstehen, dass Sie möglicherweise nicht über den Cashflow verfügen, um Tausende von Dollar an Vorlaufkosten zu berechnen, insbesondere wenn Sie gerade erst anfangen. Unser kostenloses POS-Hardware-Programm wurde entwickelt, um diese Belastung mit unserer handelsüblichen Hardware mit lebenslanger Garantie zu reduzieren.

Softwaregebühren

Wie bei jedem anderen Computerprogramm müssen Sie Softwarepakete erwerben, damit Ihr Kassensystem funktioniert. Die Softwaregebühren variieren je nach Unternehmensgröße und -bedarf, genau wie die Hardwarekosten.

Es gibt zwei beliebte Formen von Gebühren im Zusammenhang mit POS-Software, und sie sind:

  • Einmalige Lizenzgebühren mit zusätzlichen Kosten für zukünftige Upgrades und Kundendienst oder Support. Diese Struktur ist für Legacy-POS-Systeme beliebt.
  • Monatliche Abonnements, die Lizenzierung, Upgrades und Support für eine budgetfreundlichere monatliche Gebühr enthalten.

Bei Harbortouch bieten wir Ihnen sowohl die Software als auch die Hardware (plus Programmierung, Installation und Support) zu einem günstigen monatlichen Preis – ohne Sie an einen langfristigen Vertrag zu binden! Es ist die niedrigsten Betriebskosten für jedes POS-System auf dem Markt.

Andere Dienste

Während Hardware- und Softwaregebühren ziemlich niedrig und trocken sind, sollten Sie nach zusätzlichen Gebühren Ausschau halten, die in Ihre Gesamtbetriebskosten einfließen können, z:

  • Programmier-, Einrichtungs- und Installationsgebühren
  • Service- und Wartungsgebühren
  • Leasing- oder Mietgebühren, falls zutreffend
  • Supportgebühren
  • Gebühren für die vorzeitige Vertragsbeendigung
  • Zahlungsverarbeitungsraten

Abschließende Gedanken

Das perfekte Kassensystem für Ihr Unternehmen zu finden, mag zunächst eine entmutigende Aufgabe sein, muss es aber nicht. Mit einigen Recherchen und grundlegenden Kenntnissen darüber, wie Point-of-Sale-Systeme funktionieren, können Sie die richtige Wahl für Ihr Unternehmen treffen.

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